Ein Anästhesie-Team, viele Praxen — ein einziger Plan

Ein Anästhesie-Dienstleister mit dreissig, fünfzig oder achtzig Partnerpraxen hat kein Planungsproblem im klassischen Sinn. Er hat ein Verteilungsproblem.

Die OP-Liste für Dienstag kommt aus jeder Praxis anders: als WhatsApp-Nachricht, als PDF im Mailanhang, als Anruf am Montagabend. Sie wird in eine Tabelle übertragen. Aus der Tabelle entsteht die Personaleinteilung, meist im Kopf einer einzigen Person, die weiss, wer wo wohnt und wer ein Auto hat. Am Monatsende werden Stundenzettel gesucht, addiert und in eine Rechnung übertragen. Jeder dieser Schritte funktioniert. Zusammen ergeben sie einen Prozess, der nicht mitwächst und der zusammenbricht, sobald die Person mit dem Wissen im Kopf krank wird.

Der übliche Vorschlag lautet: geben Sie allen Praxen eine Lizenz. Das ist an achtzig Praxen gescheitert, bevor es begonnen hat. Eine Praxis, die zweimal im Monat operiert, installiert keine Klinik-Software, schult niemanden und pflegt keine Stammdaten.

Viali dreht die Richtung um. Die Praxis bekommt einen Link, sonst nichts. Alles andere — Planung, Dokumentation, Stunden, Abrechnung — passiert im Mandanten des Dienstleisters.

Schritt 1 · Den Agenturbetrieb aktivieren

Ein Viali-Mandant kann selbst eine Agentur betreiben. Ist der Agenturstatus aktiv, erscheint unter Partner → Einsatzorte die Liste der Praxen, für die das eigene Team arbeitet.

Ein Einsatzort ist bewusst keine Klinik im Sinne der Software: kein Konto, keine Nutzer, keine Lizenz. Er ist eine Gegenpartei mit Adresse, einem oder mehreren Sälen und einem Tarif.

Die Standard-Tarifkarte hält die Tarife, die jeder neue Einsatzort übernimmt. Eine Praxis, die anders verhandelt hat, überschreibt einzelne Funktionen; alle übrigen bleiben am Standard und ziehen automatisch mit, wenn er sich ändert. In der Liste ist auf einen Blick sichtbar, welche Praxis am Standard hängt und welche eine eigene Abmachung hat.

Eine Regel ist bewusst hart: ein Einsatzort ohne Tarif kann keinen Einsatz erhalten. Der Tarif ist die Grundlage der späteren Rechnung — fehlt er, entstünde eine Leistung, die sich nicht bewerten lässt. Viali verhindert das beim Anlegen statt am Monatsende.

Die Postleitzahl ist kein Beiwerk: aus ihr entsteht später die Reihenfolge nach Fahrzeit bei der Personaleinteilung. Beim Anlegen geht eine Einladung an die hinterlegte Kontaktadresse — mit dem persönlichen Portal-Link der Praxis.

Schritt 2 · Die Praxis reicht ihren OP-Tag selbst ein

Die Praxis öffnet den Link und ist im Partnerportal. Kein Passwort, keine Installation, keine Schulung. Im Reiter Fälle trägt sie unter *Tagesübersicht einreichen* den ganzen Tag in einem Schritt ein.

Je Fall: Patientenangaben, Kontakt (E-Mail oder Telefon, zwingend), Eingriff, Beginn und Dauer. Die Kontaktangabe ist nicht Bürokratie, sondern die Voraussetzung dafür, dass die präoperative Betreuung die Patientin oder den Patienten überhaupt erreicht — der Fragebogen und die Prämedikation hängen daran.

Zwei Entwurfsentscheidungen sind hier wichtiger, als sie aussehen:

• Es gibt keinen Bestätigungsschritt. Der eingereichte Tag landet direkt im OP-Plan des Dienstleisters. Wer achtzig Praxen einzeln freigeben muss, hat den Engpass nur verschoben.
• Plausibilitätsprobleme warnen, sie blockieren nicht. Überschneidende Fälle in einem Saal, ein Datum in der Vergangenheit, eine unrealistische Dauer: Viali weist darauf hin und übermittelt trotzdem. Eine Praxis, die von einem Formular abgewiesen wird, greift wieder zum Telefon — und dann ist der ganze Weg umsonst gebaut.

Schritt 3 · Der Tag steht im Einsatzplan

Die Fälle erscheinen im OP-Plan des Dienstleisters, in der Spalte der jeweiligen Praxis. Über die Planauswahl lässt sich zwischen drei Ansichten wechseln: *OP-Plan* zeigt die eigenen Säle, *Alle* zeigt eigene Säle und externe Praxen zusammen, und der Einsatzplan zeigt ausschliesslich die Praxen, in denen am gewählten Datum tatsächlich operiert wird.

Das ist der entscheidende Unterschied zu einem Kalender pro Kunde. An einem gewöhnlichen Dienstag operieren vielleicht vier von achtzig Praxen. Genau diese vier stehen nebeneinander, mit Fallzahl, Ort und Besetzung — und wer schon einen Einsatz an diesem Tag hat, fällt sofort auf.

Schritt 4 · Besetzen, mit der Fahrzeit als Vorarbeit

Eine Distanz hat keine Bedeutung, solange nicht gesagt ist: Distanz wozu. Deshalb steht die Kandidatenliste nicht im Personalpool, sondern in der Spalte der Praxis — dort, wo die Frage gestellt wird.

Ein einziger Schalter, Distanzen anzeigen, blendet die Liste in *allen* unbesetzten Spalten gleichzeitig ein. Jede Spalte rechnet ihre eigene Reihenfolge, sodass der ganze Tag ohne eine einzige Interaktion vergleichbar ist.

Sortiert wird nach Fahrzeit, nicht nach Luftlinie — und in der Schweiz ist das nicht dasselbe. Zwei Praxen, die auf der Karte fünfzehn Kilometer auseinanderliegen, sind zwanzig Minuten oder fünfundfünfzig Minuten voneinander entfernt, je nachdem, auf welcher Seite eines Sees oder eines Passes sie liegen. Die Frage, die um 06:30 Uhr wirklich zählt, lautet nicht „wie weit", sondern „ist diese Person um 07:00 Uhr dort". Deshalb stehen die Minuten vorn und die Kilometer daneben.

Die Details entscheiden hier über die Brauchbarkeit:

• Die Fahrzeit steht in der Zeile, nicht im Tooltip. Ein Tooltip ist auf dem iPad unsichtbar und macht den Vergleich zweier Praxen unmöglich.
• „Kein eigenes Fahrzeug" steht neben der Fahrzeit. Für eine ländliche Praxis um 07:00 Uhr wiegt das oft schwerer als eine kurze Fahrzeit — die berechnete Zeit gilt für die Fahrt mit dem Auto.
• Fehlt eine Postleitzahl, erscheint „—" — und die Person bleibt in der Liste, einsortiert am Ende. Eine qualifizierte Person vor der Planung zu verstecken, weil eine Stammdatenangabe fehlt, wäre der schlechtere Fehler. Das „—" ist anklickbar und trägt die Postleitzahl im Personalstammblatt nach, ohne den OP-Plan zu verlassen.
• Die Listen aktualisieren sich beim Zuteilen. Wer besetzt wird, verschwindet aus den Kandidatenlisten aller anderen Spalten.

Die Reihenfolge ist ein Vorschlag, keine Entscheidung. Wer die Praxis kennt, weiss, dass die zweitnächste Person die richtige ist — die Vorarbeit übernimmt das System, die Beurteilung bleibt bei der Planung.

Schritt 5 · Aus der Zuteilung wird der Einsatz

Wird eine Person einer Praxis-Spalte zugeteilt, entsteht daraus automatisch ein Einsatz: Person, Praxis, Datum, Funktion und der hinterlegte Tarif. Die Praxis muss den Einsatz nicht annehmen — der vereinbarte Tarif ist die Autorisierung.

Die geplanten Zeiten ergeben sich aus der Fallliste des Tages. Verrechnet wird jedoch nicht danach:

Die eingesetzte Person bestätigt ihre Einsätze im Mitarbeiterportal und korrigiert die Zeiten auf die tatsächliche Anwesenheit. Danach zeichnet die Praxis gegen.

Ob eine Praxis jeden Einsatztag einzeln oder gesammelt am Monatsende gegenzeichnet, ist pro Einsatzort einstellbar. Beides kommt in der Realität vor: die Praxis mit einer Ansprechperson, die freitags alles abzeichnet, und die Praxis, in der nur die Inhaberin unterschreibt und das einmal im Monat tut. Für die Abrechnung ändert sich dadurch nichts — gegengezeichnet ist gegengezeichnet.

Schritt 6 · Der Monat, nach Praxis und Funktion

Am Monatsanfang steht eine Seite: je Einsatzort, je Funktion die gegengezeichneten Stunden, bewertet mit dem hinterlegten Tarif.

Der Drilldown geht bis auf die Zeile: Datum, Person, Zeiten, gegengezeichnet ja oder nein. Export als CSV und PDF, und je Praxis und Monat ein *Als verrechnet markieren*.

Zwei Punkte, die wir bewusst nicht anders gelöst haben:

• Viali erzeugt hier keine Rechnung. Ein Anästhesie-Dienstleister hat eine Buchhaltung, in der Rechnungen entstehen, mit Nummernkreis, Mahnwesen und Kontierung. Diese Seite liefert deren Grundlage — sie ersetzt sie nicht.
• Eine fehlende Angabe leert den Betrag, statt ihn zu schätzen. Fehlt für eine Funktion mit geleisteten Stunden der Tarif, oder sind zwei Tarife derselben Praxis in unterschiedlichen Währungen hinterlegt, weist Viali für diesen Einsatzort keine Summe aus und sagt, warum. Ein zu niedriger Betrag, der plausibel aussieht, ist schlimmer als ein leeres Feld, das zur Korrektur auffordert.

Was sich dabei nicht ändert: die klinische Dokumentation

Der Teil, der am häufigsten übersehen wird, ist der wichtigste: die Anästhesie bleibt vollständig im eigenen Mandanten des Dienstleisters — unverändert, an jedem Standort.

• Der Online-Fragebogen geht an die Patientin oder den Patienten, sobald der Fall eingereicht ist. Deshalb ist die Kontaktangabe im Portal Pflicht.
• Die präoperative Beurteilung und die Prämedikation laufen wie bei einem eigenen Fall: ASA-Klassifikation, Risikoscores, Vorerkrankungen, Medikation, Freigabe.
• Das Anästhesieprotokoll wird vor Ort geführt — mit Vitalparametern und Beatmungsdaten vom Monitor, Medikamentengaben, Anästhesiebeginn und -ende, Regionalverfahren und postoperativen Verordnungen.
• Die TARDOC-Abrechnung entsteht aus genau diesem Datensatz, ohne dass irgendjemand etwas ein zweites Mal eintippt.

Das ist der eigentliche Hebel. Ein Dokumentationsstandard über alle Standorte hinweg, unabhängig davon, wem der Operationssaal gehört. Die Praxis stellt den Raum und den Eingriff; die Anästhesie — Dokumentation, Qualitätssicherung, Abrechnung — bleibt lückenlos beim Dienstleister. Ausführlich beschrieben ist dieser Teil in TARDOC ohne Abrechnungsabteilung und auf der PDMS-Seite.

Was eine Praxis braucht — und was nicht

Und der Dienstleister behält, was ihm gehört: einen Plan über alle Standorte, eine Dokumentation, eine Stundenbasis und eine Abrechnung, die niemand mehr aus Zetteln zusammensucht.

Häufige Fragen

Braucht jede Praxis eine eigene Viali-Lizenz?

Nein. Eine Praxis wird als Einsatzort angelegt und erhält per E-Mail einen persönlichen Portal-Link. Sie hat kein Konto, kein Passwort und keine Installation — sie reicht ihre Fälle ein und zeichnet Stunden gegen.

Wie kommt die OP-Liste einer Praxis in die Planung?

Die Praxis reicht sie im Partnerportal unter *Tagesübersicht einreichen* ein: ein Datum, beliebig viele Fälle. Die Fälle erscheinen unmittelbar im OP-Plan des Dienstleisters, in der Spalte dieser Praxis. Einen Bestätigungsschritt gibt es bewusst nicht.

Wonach wird das Personal den Praxen zugeteilt?

Über den Schalter *Distanzen anzeigen* zeigt jede unbesetzte Praxis-Spalte die verfügbaren Personen nach Fahrzeit zu dieser Praxis, kürzeste zuerst, mit den Kilometern daneben und einem Hinweis, wenn kein eigenes Fahrzeug vorhanden ist. Massgeblich ist die Fahrzeit und nicht die Luftlinie, weil See- und Passlagen die beiden Werte in der Schweiz deutlich auseinandertreiben. Die Reihenfolge ist ein Vorschlag; die Zuteilung erfolgt weiterhin durch die Planung.

Wird nach Schnittzeit oder nach Anwesenheit abgerechnet?

Nach Anwesenheit vor Ort — Ankunft bis Abfahrt, inklusive Rüst- und Wartezeiten. Die Zeiten werden aus der Planung vorbelegt, von der eingesetzten Person auf die tatsächliche Anwesenheit korrigiert und von der Praxis gegengezeichnet.

Kann eine Praxis monatlich statt täglich gegenzeichnen?

Ja. Ob eine Praxis jeden Einsatztag einzeln oder gesammelt am Monatsende bestätigt, wird pro Einsatzort eingestellt. Für die Abrechnung macht es keinen Unterschied.

Erstellt Viali die Rechnung an die Praxis?

Nein. Viali liefert die Grundlage — gegengezeichnete Stunden je Praxis und Funktion, bewertet mit dem hinterlegten Tarif, als CSV und PDF. Die Rechnung entsteht im Buchhaltungssystem des Dienstleisters; der Monat lässt sich in Viali als verrechnet markieren.

Bleiben Fragebogen, Prämedikation und Anästhesieprotokoll beim Dienstleister?

Ja, vollständig und unverändert. Online-Fragebogen, präoperative Beurteilung, intraoperatives Protokoll mit Monitordaten und postoperative Verordnungen laufen im eigenen Mandanten — unabhängig davon, in welcher Praxis der Fall stattfindet. Aus demselben Datensatz entsteht die TARDOC-Abrechnung.