Einen OP-Slot zu buchen sollte kein PDF-Formular und drei Tage Warten bedeuten
External and referring surgeons request an OR slot online — submit, attach documents, track status, get confirmed by email. One clean queue for clinics.
TL;DR
Externe und zuweisende Chirurgen fragen OP-Zeit meist an, indem sie ein Offline-Formular ausfüllen, per E-Mail senden und auf den Rückruf der Klinik warten. Mit dem Chirurgen-Portal von Viali fragen sie einen OP-Slot in wenigen Minuten an, hängen Dokumente an, verfolgen den Status und erhalten die Bestätigung per E-Mail — während die operierende Klinik mit einer einzigen, geordneten Warteschlange arbeitet.
Das Problem
Ein Chirurg, der an einer Klinik operiert, in der er nicht angestellt ist, hat keine einfache Möglichkeit, OP-Zeit anzufragen. Es sind ein gedrucktes oder PDF-Formular, eine E-Mail, ein Telefonanruf und eine Wartezeit — ohne Einblick, ob die Anfrage eingegangen, eingeplant oder anzupassen ist. Für die Klinik treffen Anfragen mit fehlenden Angaben und ohne Priorisierung im Postfach ein.
Wie Viali es für den Chirurgen löst
- Sicherer Zugang per E-Mail — ohne Passwort. Der Chirurg gibt seine E-Mail-Adresse ein und erhält einen einmaligen Anmeldelink oder einen 6-stelligen Code; die Sitzung bleibt aktiv, sodass die Rückkehr sofort möglich ist.
- Reichen Sie eine vollständige OP-Anfrage in einem Formular ein: Eingriff, Wunschtermin und optionale Zeitspanne, Dauer, ambulant oder mit Übernachtung, Operationsseite und Lagerung sowie klinische Notizen.
- Reservieren Sie einen Slot ohne Patientendaten mit einer Option „Nur Reservierung", und fügen Sie den Patienten später hinzu.
- Hängen Sie unterstützende Dokumente an (Bildgebung, Berichte) direkt an die Anfrage.
- Sehen Sie ihre eigenen geplanten Operationen in einem Monatskalender und fordern Sie eine Umplanung oder Stornierung an, wenn sich die Pläne ändern.
- Geschlossene Kliniktage sind gesperrt, sodass Anfragen nie auf einen Tag fallen, an dem die Klinik nicht operiert.
Wie es für die operierende Klinik funktioniert
- Anfragen treffen in einer einzigen Warteschlange ein statt in verstreuten E-Mails.
- Jede Anfrage zeigt den Wunschtermin/die Wunschzeit, den Chirurgen und einen Indikator für die ambulante Eignung, um die Priorisierung zu erleichtern.
- Die Klinik nimmt an, indem sie den Patienten verknüpft oder anlegt, einen Saal zuweist und den bestätigten Termin festlegt — der vom Wunschtermin abweichen kann.
- Der Chirurg wird bei Bestätigung per E-Mail benachrichtigt (mit angefragtem vs. geplantem Termin) und per E-Mail/SMS, falls eine Anfrage mit Begründung abgelehnt wird.
- Hochgeladene Dokumente werden automatisch in die Patientenakte übernommen, sobald die Operation eingeplant ist.
Das Beste daran: Eingehende Anfragen öffnen sich in einem Panel direkt neben dem OP-Tageskalender. Das Team sieht die aktuell freien Slots und die offenen Anfragen nebeneinander und plant einen Fall per einfachem Drag & Drop — ziehen Sie eine Anfrage direkt auf einen freien Slot, und sie ist eingeplant.
Auch für Gruppenpraxen gemacht
Chirurgenpraxen (Praxisgruppen) können ein einziges Portalkonto führen und Anfragen im Namen ihrer einzelnen Chirurgen einreichen. Der Praxiskoordinator wird bei Bestätigungen in Kopie gesetzt, während jeder Chirurg weiterhin nur seine eigenen Fälle sieht.
Warum es wichtig ist
Das Portal verwandelt eine langsame Übergabe per Papier und Telefon in eine nachverfolgte Selbstbedienungsanfrage — weniger fehlende Angaben für die Klinik und echte Transparenz für den Chirurgen.
Häufig gestellte Fragen
Wie melden sich externe Chirurgen an?
Per E-Mail: Sie erhalten einen einmaligen Link oder einen 6-stelligen Code, kein Passwort erforderlich.
Kann ein Chirurg einen Slot reservieren, bevor er Patientendaten hat?
Ja, mit einer Option „Nur Reservierung"; Patientendaten können später hinzugefügt werden.
Sieht der Chirurg die Echtzeit-Verfügbarkeit der Klinik?
Er reicht einen Wunschtermin und eine Zeitspanne ein; die Klinik bestätigt einen Termin, der von der Anfrage abweichen kann.
Kann der Chirurg Dokumente anhängen?
Ja; unterstützende Dateien werden in die Patientenakte übernommen, sobald die Operation eingeplant ist.
Wird der Chirurg über das Ergebnis benachrichtigt?
Ja: eine E-Mail bei Bestätigung und eine E-Mail/SMS mit Begründung bei Ablehnung.
Kann eine Gruppenpraxis im Namen mehrerer Chirurgen einreichen?
Ja; ein Praxiskonto kann für seine Chirurgen einreichen, wobei der Koordinator bei Bestätigungen in Kopie gesetzt wird.
*Führen Sie eine Klinik? Öffnen Sie Ihr Chirurgen-Portal und geben Sie zuweisenden Chirurgen einen schnelleren Weg zur Buchung — sehen Sie, wie die Buchung für Patienten und Chirurgen funktioniert. Sind Sie ein zuweisender Chirurg? Nehmen Sie Kontakt auf, und wir bringen Sie mit den Kliniken zusammen, die Viali bereits nutzen.*
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