Die Aufgabe entsteht dort, wo die Arbeit auffällt
Eine Spalte auf dem Board, die eigene Liste, der Dialog „Neue Aufgabe“, die Patientenakte, eine Chat-Nachricht, die Prä-OP-Übersicht: An sechs Stellen im Programm genügt ein Titel. Ein „#“ verknüpft einen Patienten oder eine Operation, ein „@“ weist zu, und Kamera, Fotobibliothek oder Dokument hängen den Beleg gleich an.
Aus einer Nachricht wird eine Aufgabe
„Bitte Verbandsmaterial nachbestellen“ ist im Chat in zwei Minuten begraben. Ein Klick auf das Aufgaben-Symbol macht daraus eine persönliche Aufgabe — sichtbar in der eigenen Liste, nicht auf dem Board, ohne Frist und ohne Eskalation, bis sie an das Team übergeben wird.
Die Team-Spalte sagt genau eine Sache
Sie sagt: Für diese Aufgabe ist noch niemand zuständig. Eine Karte in die Spalte einer Person ziehen oder „@“ eintippen weist sie zu; die zuständige Person erfährt es sofort in der App und per E-Mail, mit Titel, Frist und der Person, die zugewiesen hat. Wer sich selbst zuweist, bekommt keine Meldung.
Offen, in Bearbeitung, erledigt — und neu zuweisen statt liegen lassen
Drei Zustände, mehr braucht eine Aufgabe nicht. Passt die Zuständigkeit nicht mehr, wird die Aufgabe neu zugewiesen — in der Detailansicht wahlweise mit einer kurzen Begründung, per Ziehen auf dem Board ohne. Eine hohe Priorität markiert die Karte, ohne die Frist zu verändern.
Niemand muss Fristen im Kopf behalten
Vier Arbeitsstunden nach der Erstellung ohne zuständige Person meldet Viali die Aufgabe der Klinikleitung — viel früher als die übliche Frist von drei Arbeitstagen. Bei Fälligkeit erfährt es die zuständige Person, 24 Stunden darüber zusätzlich die Leitung. Eine unbeachtete Aufgabe fällt damit auf, bevor sie zum Problem wird.
Die eigene Merkliste bleibt die eigene
Persönliche Aufgaben erscheinen nie auf dem Board und eskalieren nie. Sie sind für die zuständige Person und für die Person sichtbar, die sie angelegt hat — eine persönliche Notiz lässt sich also direkt jemand anderem in dessen Liste legen. Erst „An das Team übergeben“ macht daraus eine Aufgabe mit Frist.