Un'unica équipe di anestesia, molti studi — un solo piano

Un servizio di anestesia con trenta, cinquanta o ottanta studi partner non ha un problema di pianificazione nel senso classico. Ha un problema di distribuzione.

La lista operatoria del martedì arriva in modo diverso da ogni studio: un messaggio WhatsApp, un PDF allegato, una telefonata il lunedì sera. Viene ricopiata in un foglio di calcolo. Da quel foglio nasce l'assegnazione del personale, di solito nella testa di una sola persona — quella che sa chi abita dove e chi ha l'auto. A fine mese si cercano i fogli ore, si sommano e si trascrivono in fattura. Ognuno di questi passaggi funziona. Insieme formano un processo che non cresce e che si ferma il giorno in cui la persona che ha tutto in testa si ammala.

La proposta abituale è: date una licenza a ogni studio. Fallisce con ottanta studi prima ancora di iniziare. Uno studio che opera due volte al mese non installa un software clinico, non forma nessuno e non mantiene anagrafiche.

Viali inverte la direzione. Lo studio riceve un link, nient'altro. Tutto il resto — pianificazione, documentazione, ore, fatturazione — avviene nel tenant del servizio di anestesia.

Passo 1 · Attivare l'operatività come agenzia

Un tenant Viali può gestire una propria agenzia. Con lo stato di agenzia attivo, in Partner → Sedi di impiego compare l'elenco degli studi per cui lavora l'équipe.

Una sede di impiego non è, deliberatamente, una clinica dal punto di vista del software: nessun account, nessun utente, nessuna licenza. È una controparte con un indirizzo, una o più sale e una tariffa.

Il listino tariffario standard contiene le tariffe che ogni nuova sede eredita. Uno studio che ha negoziato diversamente sovrascrive singole funzioni; le altre restano sullo standard e lo seguono quando cambia. L'elenco mostra a colpo d'occhio quale studio è sullo standard e quale ha un accordo proprio.

Una regola è volutamente rigida: una sede senza tariffa non può ricevere impieghi. La tariffa è la base della fattura successiva — senza, si genererebbe una prestazione non valorizzabile. Viali lo impedisce alla creazione, non a fine mese.

Il codice postale non è un dettaglio: è ciò che in seguito ordina il personale per tempo di percorrenza. Alla creazione parte un invito all'indirizzo di contatto, con il link personale del portale dello studio.

Passo 2 · Lo studio inserisce da sé la propria giornata operatoria

Lo studio apre il link ed è nel portale partner. Nessuna password, nessuna installazione, nessuna formazione. Nella scheda Casi, *inviare la giornata* consente di inserire l'intera giornata in un unico passaggio.

Per ogni caso: dati del paziente, contatto (e-mail o cellulare, obbligatorio), intervento, orario di inizio e durata. Il contatto non è burocrazia: è il presupposto perché l'assistenza preoperatoria raggiunga il paziente — il questionario e la premedicazione dipendono da questo.

Due scelte progettuali contano più di quanto sembri:

• Non esiste un passaggio di conferma. La giornata inviata finisce direttamente nel piano operatorio del servizio. Dover approvare ottanta studi uno per uno sposta soltanto il collo di bottiglia.
• I problemi di plausibilità avvisano, non bloccano. Casi sovrapposti in una sala, una data passata, una durata inverosimile: Viali lo segnala e invia comunque. Uno studio respinto da un modulo torna al telefono — e allora l'intero percorso è stato costruito invano.

Passo 3 · La giornata compare nel piano degli impieghi

I casi compaiono nel piano operatorio del servizio, nella colonna dello studio corrispondente. Un selettore di piano permette di passare fra tre viste: *piano operatorio* mostra le sale proprie, *Tutte* mostra sale proprie e studi esterni insieme, e il piano degli impieghi mostra soltanto gli studi in cui si opera effettivamente nella data scelta.

È la differenza decisiva rispetto a un calendario per cliente. In un martedì ordinario operano forse quattro studi su ottanta. Proprio quei quattro stanno uno accanto all'altro, con numero di casi, luogo e copertura — e chi ha già un impiego quel giorno salta subito all'occhio.

Passo 4 · Coprire, con il tempo di percorrenza come lavoro preparatorio

Una distanza non significa nulla finché non si dice: distanza rispetto a cosa. Per questo l'elenco dei candidati non sta nel pool del personale, ma nella colonna dello studio — dove viene posta la domanda.

Un solo interruttore, mostra distanze, attiva l'elenco in *tutte* le colonne scoperte contemporaneamente. Ogni colonna calcola il proprio ordine, così l'intera giornata è confrontabile senza una singola interazione.

L'ordine segue il tempo di percorrenza, non la distanza in linea d'aria — e in Svizzera non è la stessa cosa. Due studi distanti quindici chilometri sulla carta possono essere a venti o a cinquantacinque minuti l'uno dall'altro, a seconda del lato di un lago o di un passo su cui si trovano. La domanda che conta davvero alle 06:30 non è "quanto dista", ma "questa persona sarà lì alle 07:00". Per questo i minuti vengono per primi e i chilometri stanno accanto.

Sono i dettagli a renderlo utilizzabile:

• Il tempo di percorrenza sta nella riga, non nel tooltip. Un tooltip è invisibile su iPad e rende impossibile confrontare due studi.
• "Nessun veicolo proprio" sta accanto al tempo. Per uno studio rurale alle 07:00 pesa spesso più di un tragitto breve — il tempo calcolato presuppone lo spostamento in auto.
• Se manca il codice postale compare "—" e la persona resta nell'elenco, in fondo all'ordine. Nascondere al pianificatore una persona qualificata perché manca un dato anagrafico sarebbe l'errore peggiore. Il "—" è cliccabile e registra il codice postale nella scheda del personale senza uscire dal piano operatorio.
• Gli elenchi si aggiornano all'assegnazione. Chi viene assegnato scompare dai candidati di tutte le altre colonne.

L'ordine è una proposta, non una decisione. Chi conosce lo studio sa che la persona giusta è la seconda più vicina — il sistema fa il lavoro preparatorio, il giudizio resta alla pianificazione.

Passo 5 · Dall'assegnazione nasce l'impiego

Assegnando una persona alla colonna di uno studio nasce automaticamente un impiego: persona, studio, data, funzione e tariffa registrata. Lo studio non deve accettarlo — la tariffa concordata è l'autorizzazione.

Gli orari pianificati derivano dalla lista dei casi della giornata. La fatturazione, però, no:

La persona impiegata conferma i propri impieghi nel portale collaboratori e corregge gli orari sulla presenza effettiva. Poi lo studio controfirma.

Se uno studio controfirmi ogni giornata singolarmente o in blocco a fine mese si imposta per ciascuna sede. Nella realtà accadono entrambe: lo studio con un referente che il venerdì approva tutto, e lo studio in cui firma solo la titolare, una volta al mese. Per la fatturazione non cambia nulla — controfirmato è controfirmato.

Passo 6 · Il mese, per studio e per funzione

All'inizio del mese c'è una sola pagina: per sede e per funzione, le ore controfirmate valorizzate con la tariffa registrata.

Il dettaglio arriva alla riga: data, persona, orari, controfirmato o no. Esportazione CSV e PDF, e un *segna come fatturato* per studio e mese.

Due punti che non abbiamo volutamente risolto diversamente:

• Qui Viali non genera la fattura. Un servizio di anestesia ha una contabilità in cui nascono le fatture, con numerazione, solleciti e imputazione. Questa pagina ne fornisce la base — non la sostituisce.
• Un dato mancante svuota l'importo invece di stimarlo. Se per una funzione con ore prestate manca la tariffa, o se due tariffe dello stesso studio sono in valute diverse, Viali non espone alcun totale per quella sede e ne indica il motivo. Un importo troppo basso ma verosimile è peggio di un campo vuoto che chiede di essere corretto.

Ciò che non cambia: la documentazione clinica

La parte più spesso trascurata è la più importante: l'anestesia resta interamente nel tenant del servizio — invariata, in ogni sede.

• Il questionario online raggiunge il paziente non appena il caso è stato inviato. Per questo il contatto nel portale è obbligatorio.
• La valutazione preoperatoria e la premedicazione procedono come per un caso interno: classificazione ASA, punteggi di rischio, comorbidità, terapia, idoneità.
• Il protocollo anestesiologico viene tenuto in sede — parametri vitali e dati di ventilazione dal monitor, somministrazioni, inizio e fine dell'anestesia, tecniche loco-regionali e prescrizioni postoperatorie.
• La fatturazione TARDOC nasce da questo stesso insieme di dati, senza che nessuno digiti qualcosa una seconda volta.

È questa la leva vera. Uno standard documentale su tutte le sedi, indipendentemente da chi possiede la sala. Lo studio mette a disposizione la sala e l'intervento; l'anestesia — documentazione, garanzia della qualità, fatturazione — resta completa presso il servizio. Questa parte è descritta in dettaglio in TARDOC senza un reparto di fatturazione e nella pagina PDMS.

Che cosa serve a uno studio — e che cosa no

E il servizio conserva ciò che gli appartiene: un piano su tutte le sedi, una documentazione, una base oraria e un rendiconto che nessuno deve più ricostruire dai fogli.

Domande frequenti

Ogni studio ha bisogno di una propria licenza Viali?

No. Uno studio viene creato come sede di impiego e riceve via e-mail un link personale al portale. Non ha account, password né installazione — invia i propri casi e controfirma le ore.

Come arriva alla pianificazione la lista operatoria di uno studio?

Lo studio la invia nel portale partner con *inviare la giornata*: una data, un numero qualsiasi di casi. I casi compaiono immediatamente nel piano operatorio del servizio, nella colonna di quello studio. Un passaggio di conferma non è previsto, deliberatamente.

In base a che cosa il personale viene assegnato agli studi?

Con l'interruttore *mostra distanze*, ogni colonna scoperta ordina le persone disponibili per tempo di percorrenza verso quello studio, prima il più breve, con i chilometri accanto e una segnalazione per chi non dispone di un veicolo proprio. A decidere l'ordine è il tempo di guida e non la linea d'aria, perché in Svizzera laghi e passi allontanano molto i due valori. L'ordine è una proposta; l'assegnazione resta della pianificazione.

Si fattura sul tempo di incisione o sulla presenza?

Sulla presenza in sede — dall'arrivo alla partenza, inclusi allestimento e attesa. Gli orari sono precompilati dalla pianificazione, corretti dalla persona impiegata sulla presenza effettiva e controfirmati dallo studio.

Uno studio può controfirmare mensilmente invece che ogni giorno?

Sì. Se uno studio conferma ogni giornata singolarmente o in blocco a fine mese si imposta per ciascuna sede. Per la fatturazione non fa differenza.

Viali emette la fattura allo studio?

No. Viali fornisce la base — ore controfirmate per studio e funzione, valorizzate con la tariffa registrata, in CSV e PDF. La fattura nasce nel sistema contabile del servizio; il mese può essere segnato come fatturato in Viali.

Questionario, premedicazione e protocollo anestesiologico restano presso il servizio?

Sì, integralmente e senza modifiche. Questionario online, valutazione preoperatoria, protocollo intraoperatorio con i dati del monitor e prescrizioni postoperatorie sono nel tenant del servizio, indipendentemente dallo studio in cui si svolge il caso. Dallo stesso insieme di dati nasce la fatturazione TARDOC.