Viali FLEX: Personaleinsatz ohne doppelte Bürokratie

Temporärer Personaleinsatz in Kliniken läuft auf Papier und gutem Willen. Eine externe Pflegefachperson beendet einen Einsatz, trägt die Stunden von Hand auf einem Arbeitsrapport ein und füllt ein Stammblatt aus — oft dieselben Angaben, doppelt, für jede Klinik, in der sie arbeitet. Die vermittelnde Personalagentur tippt diese Stunden anschliessend erneut ab, um der Klinik Rechnung zu stellen, und gleicht sie von Hand mit einem gegengezeichneten Rapport ab, der ankommt — oder auch nicht.

Wir haben es vor Ort erlebt: eine Fachkraft, die an ihrem ersten Tag einen doppelten Arbeitsrapport auf Papier neu schreibt, weil niemand ein gemeinsames System hatte. Genau dieser Moment ist der Grund, warum wir Viali FLEX gebaut haben.

Viali FLEX verbindet die drei Parteien, die zuvor über E-Mail und Tabellen zusammengehalten wurden — Kliniken, Personalagenturen und die externen Fachkräfte selbst — rund um eine einzige Quelle der Wahrheit.

1. 1Personalagenturen bauen einen kuratierten Talentpool auf, schreiben Stellen öffentlich aus und matchen Fachkräfte auf Klinik-Anfragen — alles im FLEX-Portal.
2. 2Kliniken sehen geprüfte, dokumentierte Kandidatinnen und Kandidaten, prüfen Dossiers vor der Zusage und zeichnen Stunden per Magic-Link gegen — ohne eigenes Viali-Konto.
3. 3Externe Fachkräfte pflegen einen einzigen Datensatz und ein einziges Portal für alle Kliniken — keine doppelte Dateneingabe, keine separaten Logins.

Ein Talentpool, den die Agentur wirklich kontrolliert

Im Zentrum von Viali FLEX steht der Pool: die kuratierte Liste der Fachkräfte einer Agentur. Im Pool-Tab des Agentur-Portals kann eine Disponentin eine Fachkraft per E-Mail hinzufügen und genau jene Rollen markieren, für die diese Person qualifiziert ist — PACU-Pflege, IPS-Pflege, Anästhesiepflege, OP-Fachkraft und mehr — aufgeteilt in klare Gruppen *Klinisch* und *Support*.

Qualifikationen werden von der Agentur bestätigt, nicht selbst deklariert. Dieser Unterschied zählt: Wenn eine Klinik „Anästhesiepflege" neben einem Namen sieht, steht die Verantwortung der Agentur dahinter.

Lassen Sie die Fachkräfte zu Ihnen kommen: das öffentliche Stellenboard

Rekrutierung in den Pool bedeutete früher eingehende E-Mails und manuelle Dateneingabe. Jetzt hat jede Agentur ein öffentliches, gebrandetes Stellenboard unter ihrem eigenen Link. Die Agentur erfasst offene Stellen im Positionen-Tab — und kann die Beschreibung sogar per KI entwerfen, entweder aus einem kurzen Prompt oder durch Import einer bestehenden Ausschreibung von einer URL.

Fachkräfte, die das Board besuchen, können offene Stellen durchsehen, eine vollständige Beschreibung öffnen und sich bewerben — oder eine Spontanbewerbung senden, wenn nichts passt. Das Formular erfasst ihre Angaben, lässt sie die Qualifikationen ankreuzen, die sie besitzen, und Dokumente hochladen (Lebenslauf, Diplom, Zertifikat, Aufenthaltsbewilligung). Ein eingebauter Honeypot und Rate-Limiting halten Spam fern.

Neue Bewerberinnen und Bewerber landen als Ausstehend im Pool. Die Disponentin prüft sie — Notiz, Qualifikationen und hochgeladene Dokumente alle im Blick — und genehmigt mit einem Klick. Genehmigte Fachkräfte werden sofort vermittelbar.

Eine Fachkraft, ein Portal, alle Kliniken

Wenn eine Fachkraft hinzugefügt oder genehmigt wird, kann die Agentur sie in ihr eigenes Fachkräfte-Portal einladen. Das ist das Stück, das die doppelte Bürokratie beendet.

Das Fachkräfte-Portal ist eine einzige Seite mit Magic-Link, auf der die Fachkraft ihre Angaben einmal pflegt, ihre Dokumente einmal hochlädt und alle ihre Arbeitsrapporte über sämtliche Kliniken hinweg sieht, in denen sie gearbeitet hat — nicht ein separates Login pro Klinik.

Dokumente liegen auf dem Stammdatensatz der Fachkraft und werden so mit den Agenturen geteilt, die sie poolen — laden Sie eine Aufenthaltsbewilligung einmal hoch, und sie ist zum Zeitpunkt der Vermittlung da. Kein erneutes Versenden, kein erneutes Scannen.

Matching, das das Urteil der Disponentin respektiert

Wenn eine Klinik einen Personalbedarf ausschreibt (eine *Vakanz*), wird dieser an die Partneragenturen ausgespielt. Im Anfragen-Tab des Agentur-Portals klickt die Disponentin auf Fachkraft vorschlagen und sieht ihren Pool zuerst gematcht — die Fachkräfte, deren markierte Qualifikationen zur angefragten Rolle passen, erscheinen zuoberst, der Rest ist einen Klick entfernt unter „Gesamten Pool anzeigen".

Es gibt keine Blackbox-KI, die entscheidet, wer wohin geht. Das System schärft die Auswahlliste; die Disponentin trifft die Entscheidung.

Die Klinik sieht das Dossier, bevor sie zusagt

Auf der Klinikseite ist eine vorgeschlagene Fachkraft nicht nur ein Name. Wenn die Klinik die Antworten zur Vakanz öffnet, trägt eine mit einer gepoolten Fachkraft verknüpfte Antwort ein schreibgeschütztes Dossier — die hochgeladenen Dokumente der Fachkraft, einsehbar im Moment der Entscheidung. Die Klinik nimmt an, und die Fachkraft fällt direkt in die geplante Besetzung des betreffenden Tages.

Stunden, die den Kreis schliessen

Sobald der Einsatz stattgefunden hat, werden die Stunden gegengezeichnet — durch die Klinik oder über das schlanke Klinik-Portal — und ein Arbeitsrapport-Eintrag wechselt von *Ausstehend* zu *Gegengezeichnet*, mit herunterladbarem PDF. Weil jeder Eintrag an ein Engagement zwischen bekannten Parteien gebunden ist, sieht die Agentur genau die Stunden, die sie sehen darf, summiert und bereit zur Verrechnung. Der Abgleich, der früher einen ganzen Nachmittag der Disponentin gefressen hat, wird zu einer Spalte, die bereits aufgeht.

Warum das zählt

• Fachkräfte behalten einen Datensatz und ein Portal, statt dieselben Angaben in jeder Klinik neu zu schreiben.
• Agenturen erhalten einen kontrollierten, qualifikationsmarkierten Pool, eine Eingangstür für die Rekrutierung, schnelles Matching und Stunden, die sich selbst abgleichen.
• Kliniken sehen geprüfte, dokumentierte Kandidatinnen und Kandidaten und sagen mit Zuversicht zu — ohne ein separates System zu betreiben.

Häufige Fragen zu Viali FLEX

Was ist ein Talentpool in FLEX? Ein kuratiertes Verzeichnis der Fachkräfte einer Personalagentur, ergänzt um agentur-attestierte Qualifikationen (z. B. Anästhesiepflege, IPS-Pflege, OP-Fachkraft). Qualifikationen werden von der Agentur bestätigt — nicht selbst deklariert.

Wie funktioniert das Matching? Wenn eine Klinik einen Personalbedarf ausschreibt, sieht die Disponentin ihren Pool mit passenden Fachkräften zuoberst angezeigt. Das System schärft die Auswahlliste — die Disponentin trifft die Entscheidung.

Brauchen Kliniken ein Viali-Konto? Nein. Kliniken können Anfragen erhalten, Dossiers einsehen und Stunden per Magic-Link gegenzeichnen — ganz ohne eigenes Viali-Konto.

Was ist ein digitaler Arbeitsrapport? Ein Einsatzbericht, den die Fachkraft erstellt und die Klinik gegenzeichnet. Gegengezeichnete Stunden summieren sich automatisch mit PDF-Export — Basis für saubere Rechnungen ohne manuelle Überraschungen.

Viali FLEX ist ab sofort verfügbar und wird an unsere ersten Agenturpartner ausgerollt. Erfahren Sie mehr auf der Viali FLEX Übersichtsseite. Wenn Sie eine Klinik oder eine Personalagentur führen und Ihnen die Geschichte der doppelten Bürokratie bekannt vorkommt, nehmen Sie Kontakt auf — wir nehmen Sie gern in den Pool auf.