Voici Viali FLEX : du personnel sans la double paperasse

Le personnel clinique temporaire fonctionne au papier et à la bonne volonté. Une infirmière externe termine son service, note ses heures à la main sur une feuille de rapport, puis remplit une fiche personnelle (le *Stammblatt*) — souvent les mêmes informations, deux fois, pour chaque clinique où elle travaille. L'agence qui l'a placée ressaisit ensuite ces heures pour facturer la clinique, en les rapprochant à la main d'une feuille contresignée qui arrivera… ou pas.

Nous l'avons vu sur le terrain : un professionnel, lors de son premier jour, recopiant sur papier un rapport de travail en double parce que personne ne disposait d'un système commun. C'est ce seul moment qui nous a poussés à créer Viali FLEX.

Viali FLEX relie les trois parties qui étaient jusqu'ici reliées tant bien que mal par e-mails et tableurs — les cliniques, les agences de placement et les professionnels externes eux-mêmes — autour d'une source unique de vérité.

1. 1Les agences de placement constituent un pool de talents sélectionné, publient des postes et font correspondre les professionnels aux demandes des cliniques — le tout dans le portail FLEX.
2. 2Les cliniques voient des candidats vérifiés et documentés, examinent les dossiers avant de dire oui et contresignent les heures via un lien magique — sans compte Viali.
3. 3Les professionnels externes tiennent un seul dossier et un seul portail pour toutes les cliniques — aucune double saisie, aucun identifiant séparé.

Un pool de talents que l'agence maîtrise vraiment

Au cœur de Viali FLEX se trouve le pool : la liste sélectionnée des professionnels de l'agence. Depuis l'onglet Pool du portail Agence, un répartiteur peut ajouter un professionnel par e-mail et indiquer précisément les rôles pour lesquels cette personne est qualifiée — infirmier en salle de réveil, infirmier en soins intensifs, infirmier anesthésiste, technicien en salle d'opération, et d'autres encore — répartis en groupes clairs *Clinique* et *Support*.

Les qualifications sont attestées par l'agence, et non autodéclarées. Cette différence compte : lorsqu'une clinique voit « infirmier anesthésiste » à côté d'un nom, la responsabilité de l'agence se tient derrière.

Laissez les professionnels venir à vous : le tableau d'offres public

Recruter pour le pool signifiait autrefois des e-mails entrants et de la saisie manuelle. Désormais, chaque agence dispose d'un tableau d'offres public, à son image, accessible par son propre lien. L'agence rédige les postes ouverts dans l'onglet Postes — et peut même faire rédiger la description par l'IA, à partir d'une courte consigne ou en important une annonce existante depuis une URL.

Les professionnels qui visitent le tableau peuvent parcourir les postes ouverts, ouvrir une description complète et postuler — ou envoyer une candidature spontanée si rien ne correspond. Le formulaire recueille leurs coordonnées, leur permet de cocher les qualifications qu'ils possèdent et de téléverser leurs documents (CV, diplôme, certificat, permis de séjour). Un pot de miel intégré et une limitation du débit tiennent le spam à distance.

Les nouveaux candidats arrivent dans le pool avec le statut En attente. Le répartiteur les examine — note, qualifications et documents téléversés, tout est sous les yeux — et les approuve en un clic. Les professionnels approuvés deviennent immédiatement disponibles pour le matching.

Un professionnel, un portail, toutes les cliniques

Lorsqu'un professionnel est ajouté ou approuvé, l'agence peut l'inviter sur son propre portail professionnel. C'est la pièce qui met fin à la double paperasse.

Le portail professionnel est une page unique, accessible par lien magique, où le professionnel tient ses informations à jour une seule fois, téléverse ses documents une seule fois et voit tous ses rapports de travail, dans toutes les cliniques où il a travaillé — et non un identifiant séparé par clinique.

Les documents sont rattachés au dossier principal du professionnel, ils sont donc partagés avec les agences qui l'ont dans leur pool — un permis de séjour téléversé une fois est disponible au moment du placement. Pas de renvoi, pas de nouveau scan.

Un matching qui respecte le jugement du répartiteur

Lorsqu'une clinique publie un besoin en personnel (un *poste vacant*), celui-ci est diffusé aux agences partenaires. Dans l'onglet Demandes du portail Agence, le répartiteur clique sur Proposer un professionnel et voit son pool trié par correspondance — les professionnels dont les qualifications attestées correspondent au rôle demandé remontent en tête, les autres restant à un clic sous « Afficher tout le pool ».

Aucune IA opaque ne décide qui va où. Le système affine la présélection ; le répartiteur prend la décision.

La clinique voit le dossier avant de dire oui

Côté clinique, un professionnel proposé n'est pas qu'un nom. Lorsque la clinique ouvre les réponses au poste vacant, une réponse liée à un professionnel du pool comporte un Dossier en lecture seule — les documents téléversés par le professionnel, consultables au moment de la décision. La clinique accepte, et le professionnel rejoint directement le personnel planifié ce jour-là.

Des heures qui bouclent la boucle

Une fois le service effectué, les heures sont contresignées — par la clinique ou via le portail clinique allégé — ce qui fait passer l'entrée du rapport de travail de *En attente* à *Contresigné*, avec un PDF téléchargeable. Comme chaque entrée est liée à un engagement entre parties connues, l'agence voit exactement les heures qu'elle est autorisée à voir, totalisées et prêtes à être facturées. Le rapprochement qui occupait l'après-midi d'un répartiteur devient une colonne dont le total est déjà juste.

Pourquoi c'est important

• Les professionnels conservent un seul dossier et un seul portail, au lieu de réécrire les mêmes informations dans chaque clinique.
• Les agences disposent d'un pool maîtrisé et classé par qualifications, d'une porte d'entrée pour le recrutement, d'un matching rapide et d'heures qui se rapprochent d'elles-mêmes.
• Les cliniques voient des candidats vérifiés et documentés et acceptent en toute confiance — sans exploiter un système séparé.

Questions fréquentes sur Viali FLEX

Qu'est-ce qu'un pool de talents dans FLEX ? Une liste sélectionnée des professionnels d'une agence, associés à des qualifications attestées par l'agence (p. ex. infirmier anesthésiste, infirmier en soins intensifs, technicien en salle d'opération). Les qualifications sont confirmées par l'agence — et non autodéclarées.

Comment fonctionne le matching ? Lorsqu'une clinique publie un besoin en personnel, le répartiteur voit son pool avec les professionnels correspondants affichés en premier. Le système affine la présélection — le répartiteur prend la décision.

Les cliniques ont-elles besoin d'un compte Viali ? Non. Les cliniques peuvent recevoir des demandes, examiner des dossiers et contresigner des heures via un lien magique — le tout sans compte Viali.

Qu'est-ce qu'un rapport de travail numérique ? Un rapport de service que le professionnel établit et que la clinique contresigne. Les heures contresignées se totalisent automatiquement et s'exportent en PDF — la base d'une facturation propre et sans surprise.

Viali FLEX est disponible dès maintenant et en cours de déploiement auprès de nos premières agences partenaires. Pour en savoir plus, consultez la page de présentation de Viali FLEX. Si vous dirigez une clinique ou une agence de placement et que cette histoire de double paperasse vous semble familière, contactez-nous — nous serions heureux de vous accueillir dans le pool.