Chiamate perse, appuntamenti persi: un'IA al telefono che prenota direttamente nel calendario dello studio

Quando il telefono squilla e nessuno è libero

In uno studio il telefono squilla spesso proprio quando tutti sono occupati: alla reception c'è una paziente, in ambulatorio è in corso una visita, a mezzogiorno la segreteria non è presidiata. La chiamata finisce in segreteria telefonica o resta senza risposta.

Non tutti richiamano. Chi voleva un appuntamento magari prova in un altro studio o rimanda. E chi deve essere richiamato finisce nello stesso collo di bottiglia: i richiami costano tempo e non tutti sono raggiungibili al primo tentativo. Pochi studi sanno esattamente quanti appuntamenti si perdono così, proprio perché le chiamate perse si contano di rado.

Prendere un messaggio non basta

Un'IA al telefono può rispondere quando il team non può. Ciò che conta è cosa succede dopo. Se prende solo un messaggio, qualcuno deve comunque richiamare, trovare un orario e inserire l'appuntamento a mano. Il lavoro è solo rimandato.

Un'IA al telefono diventa utile quando può davvero prenotare l'appuntamento: con gli orari liberi reali dello studio, secondo le regole dello studio, e in modo che l'appuntamento sia subito nel calendario. Per questo abbiamo collegato Viali con un assistente telefonico IA. L'assistente telefonico è il servizio di un partner; Viali fornisce il collegamento al calendario.

Il collegamento a Viali è pronto e testato. L'assistente telefonico non è ancora disponibile; il lancio seguirà a breve.

Come si svolge una chiamata

1. 1Motivo. L'assistente parla in linguaggio naturale, in tedesco e in altre lingue. Chiede il motivo della visita e sceglie la prestazione adatta dall'elenco delle prestazioni Viali della clinica.
2. 2Orari liberi. Gli orari arrivano in tempo reale da Viali, con le stesse regole della prenotazione online: orari della persona curante, giorni di chiusura e durata della prestazione. Propone due o tre orari.
3. 3Dati. Chiede nome e cognome. Il numero di telefono è quello della chiamata, a meno che la persona ne indichi un altro. Registra un indirizzo e-mail solo se la persona lo offre.
4. 4Conferma. Prima di prenotare ripete giorno, ora e dati. Se la clinica ha un avviso sulla tassa per mancata presentazione, lo legge e prenota solo dopo il consenso.
5. 5Prenotazione. Conferma l'appuntamento solo quando Viali ha accettato la prenotazione. Se nel frattempo l'orario è stato occupato, propone nuovi orari. Se la stessa prenotazione viene richiesta due volte, l'appuntamento resta uno solo.

L'assistente non dà consigli medici e non legge ad alta voce alcun ID.

Cosa arriva in Viali

L'appuntamento compare subito nel calendario Viali, con il motivo della chiamata come nota. La fonte della prenotazione è visibile in Viali, così il team vede quali appuntamenti sono nati al telefono.

I pazienti esistenti vengono riconosciuti da nome e numero di telefono. Se non c'è una persona corrispondente, Viali ne crea una nuova.

Cosa resta allo studio

• Le regole. Orari, giorni di chiusura e durata delle prestazioni li gestisce come sempre in Viali. L'assistente telefonico prenota con le stesse regole della prenotazione online e non può assegnare un orario che Viali non dà come libero.
• I dati dei pazienti. Viali fornisce all'assistente telefonico solo gli orari liberi e l'elenco delle prestazioni. Nessun dato della cartella del paziente va all'IA. Ciò che dice chi chiama va a Viali per creare la prenotazione.
• Il calendario. L'appuntamento nasce in Viali, non in un secondo sistema. Non c'è nulla da allineare.

Configurazione

La Sua clinica collega l'assistente telefonico con il proprio link di prenotazione Viali, sceglie la persona curante e, se lo desidera, una prestazione predefinita. In Viali non c'è nulla da installare. Di più alla pagina IA in Viali.

Quanto costa

La parte Viali è inclusa in ogni piano Viali, senza sovrapprezzo. L'assistente telefonico è un servizio di un partner con un proprio prezzo, che concorda direttamente con il partner.

Domande frequenti

L'IA al telefono prenota davvero nel calendario o prende solo messaggi?

Prenota. L'assistente prende gli orari liberi in tempo reale da Viali, conferma giorno, ora e dati con chi chiama e crea l'appuntamento in Viali. Conferma l'appuntamento solo quando Viali ha accettato la prenotazione.

Quali dati di Viali vede l'IA?

Solo gli orari liberi e l'elenco delle prestazioni della clinica. Nessun dato della cartella del paziente va all'IA. Ciò che dice chi chiama va a Viali per creare la prenotazione.

Cosa succede se nel frattempo l'orario è stato occupato?

L'assistente propone nuovi orari. Se invia due volte la stessa prenotazione, l'appuntamento resta uno solo.

Come riconosce Viali i pazienti esistenti?

Da nome e numero di telefono. Se non c'è una persona corrispondente, Viali ne crea una nuova. La fonte della prenotazione è visibile in Viali.

Cosa deve configurare la clinica?

Collega l'assistente telefonico con il proprio link di prenotazione Viali, sceglie la persona curante e, se lo desidera, una prestazione predefinita. In Viali non c'è nulla da installare.

Quanto costa?

La parte Viali è inclusa in ogni piano Viali, senza sovrapprezzo. L'assistente telefonico è un servizio di un partner con un proprio prezzo, che concorda direttamente con il partner.