Appels manqués, rendez-vous manqués : une IA téléphonique qui réserve directement dans l'agenda du cabinet

Quand le téléphone sonne et que personne n'est libre

Dans un cabinet, le téléphone sonne souvent justement quand tout le monde est occupé : une patiente est à l'accueil, une consultation est en cours, le secrétariat n'est pas assuré à midi. L'appel tombe sur le répondeur ou reste sans réponse.

Tout le monde ne rappelle pas. Qui voulait un rendez-vous essaie peut-être un autre cabinet ou remet à plus tard. Et qui doit être rappelé se retrouve dans le même goulet : les rappels prennent du temps, et tout le monde n'est pas joignable au premier essai. Peu de cabinets savent exactement combien de rendez-vous se perdent ainsi, justement parce que les appels manqués sont rarement comptés.

Prendre un message ne suffit pas

Une IA téléphonique peut prendre l'appel quand l'équipe ne le peut pas. Ce qui compte, c'est la suite. Si elle ne prend qu'un message, quelqu'un doit quand même rappeler, trouver un créneau et saisir le rendez-vous à la main. Le travail est seulement reporté.

Une IA téléphonique devient utile lorsqu'elle peut vraiment réserver le rendez-vous : avec les vrais créneaux libres du cabinet, selon ses règles, et de sorte que le rendez-vous soit aussitôt dans l'agenda. C'est pourquoi nous avons relié Viali à un assistant téléphonique IA. L'assistant téléphonique lui-même est le service d'un partenaire ; Viali fournit la connexion à l'agenda.

La connexion à Viali est construite et testée. L'assistant téléphonique n'est pas encore disponible ; le lancement suivra prochainement.

Le déroulement d'un appel

1. 1Motif. L'assistant parle en langage naturel, en allemand et dans d'autres langues. Il demande le motif de la visite et choisit la prestation correspondante dans la liste des prestations Viali de la clinique.
2. 2Créneaux libres. Les créneaux viennent en direct de Viali, selon les mêmes règles que la réservation en ligne : horaires du praticien, jours de fermeture et durée de la prestation. Il propose deux ou trois créneaux.
3. 3Informations. Il demande le prénom et le nom. Le numéro de téléphone est celui de l'appel, sauf si la personne en donne un autre. Il ne note une adresse e-mail que si la personne en propose une.
4. 4Confirmation. Avant de réserver, il répète le jour, l'heure et les informations. Si la clinique a un avis sur les frais d'absence, il le lit et ne réserve qu'après l'accord de la personne.
5. 5Réservation. Il ne confirme le rendez-vous qu'une fois la réservation acceptée par Viali. Si le créneau a été pris entre-temps, il en propose d'autres. Si la même réservation est demandée deux fois, il n'y a toujours qu'un seul rendez-vous.

L'assistant ne donne aucun conseil médical et ne lit aucun identifiant à voix haute.

Ce qui arrive dans Viali

Le rendez-vous apparaît aussitôt dans l'agenda Viali, avec le motif de l'appel en note. La source de la réservation est visible dans Viali : l'équipe voit quels rendez-vous ont été pris par téléphone.

Viali reconnaît les patients existants à leur nom et à leur numéro de téléphone. S'il n'y a aucune personne correspondante, il crée un nouveau patient.

Ce qui reste au cabinet

• Les règles. Vous gérez comme avant dans Viali les horaires, les jours de fermeture et la durée des prestations. L'assistant téléphonique réserve selon les mêmes règles que la réservation en ligne et ne peut pas attribuer un créneau que Viali n'indique pas comme libre.
• Les données patients. Viali ne donne à l'assistant téléphonique que les créneaux libres et la liste des prestations. Aucune donnée du dossier patient ne va à l'IA. Ce que dit l'appelant est transmis à Viali pour créer la réservation.
• L'agenda. Le rendez-vous est créé dans Viali, pas dans un second système. Il n'y a rien à rapprocher.

Configuration

Votre clinique relie l'assistant téléphonique à son lien de réservation Viali, choisit le praticien et, si elle le souhaite, une prestation par défaut. Rien à installer dans Viali. Plus d'informations sur la page L'IA dans Viali.

Combien cela coûte

La partie Viali est incluse dans chaque plan Viali, sans supplément. L'assistant téléphonique lui-même est un service d'un partenaire avec son propre prix, que vous convenez directement avec le partenaire.

Questions fréquentes

L'IA téléphonique réserve-t-elle vraiment dans l'agenda, ou prend-elle seulement des messages ?

Elle réserve. L'assistant prend les créneaux libres en direct dans Viali, confirme le jour, l'heure et les informations avec l'appelant et crée le rendez-vous dans Viali. Il ne confirme le rendez-vous qu'une fois la réservation acceptée par Viali.

Quelles données de Viali l'IA voit-elle ?

Seulement les créneaux libres et la liste des prestations de la clinique. Aucune donnée du dossier patient ne va à l'IA. Ce que dit l'appelant est transmis à Viali pour créer la réservation.

Que se passe-t-il si le créneau a été pris entre-temps ?

L'assistant propose d'autres créneaux. S'il envoie deux fois la même réservation, il n'y a toujours qu'un seul rendez-vous.

Comment Viali reconnaît-il les patients existants ?

Par le nom et le numéro de téléphone. S'il n'y a aucune personne correspondante, Viali crée un nouveau patient. La source de la réservation est visible dans Viali.

Que doit configurer la clinique ?

Elle relie l'assistant téléphonique à son lien de réservation Viali, choisit le praticien et, si elle le souhaite, une prestation par défaut. Rien à installer dans Viali.

Combien cela coûte-t-il ?

La partie Viali est incluse dans chaque plan Viali, sans supplément. L'assistant téléphonique lui-même est un service d'un partenaire avec son propre prix, que vous convenez directement avec le partenaire.