Verpasste Anrufe, verpasste Termine: eine Telefon-KI, die direkt in den Praxiskalender bucht

Wenn das Telefon klingelt und niemand frei ist

In einer Praxis klingelt das Telefon oft genau dann, wenn alle beschäftigt sind: Am Empfang steht eine Patientin, im Behandlungsraum läuft eine Sprechstunde, über Mittag ist das Sekretariat nicht besetzt. Der Anruf landet auf dem Anrufbeantworter oder bleibt unbeantwortet.

Nicht jede Person ruft ein zweites Mal an. Wer einen Termin wollte, versucht es vielleicht bei einer anderen Praxis oder schiebt es auf. Und wer zurückgerufen werden soll, landet im selben Engpass: Rückrufe kosten Zeit, und nicht jede Person ist beim ersten Versuch erreichbar. Wie viele Termine so verloren gehen, kennt kaum eine Praxis genau, gerade weil verpasste Anrufe selten gezählt werden.

Eine Nachricht aufnehmen reicht nicht

Eine Telefon-KI kann den Anruf annehmen, wenn das Team nicht kann. Entscheidend ist, was danach passiert. Nimmt sie nur eine Nachricht auf, muss doch wieder jemand zurückrufen, eine Zeit finden und den Termin von Hand eintragen. Die Arbeit ist nur verschoben.

Nützlich wird eine Telefon-KI erst, wenn sie den Termin wirklich buchen kann: mit den echten freien Zeiten der Praxis, nach den Regeln der Praxis, und so, dass der Termin sofort im Kalender steht. Dafür haben wir Viali mit einem KI-Telefonassistenten verbunden. Der Telefonassistent selbst ist der Dienst eines Partners; Viali liefert die Verbindung zum Kalender.

Die Anbindung an Viali ist gebaut und getestet. Der Telefonassistent ist noch nicht verfügbar; der Start folgt in Kürze.

So läuft ein Anruf ab

1. 1Anliegen. Der Assistent spricht in natürlicher Sprache, auf Deutsch und in weiteren Sprachen. Er fragt nach dem Grund des Besuchs und wählt die passende Leistung aus der Viali-Leistungsliste der Klinik.
2. 2Freie Zeiten. Die Zeiten kommen live aus Viali, nach denselben Regeln wie die Online-Buchung: Sprechzeiten der behandelnden Person, Tage, an denen die Klinik geschlossen ist, und die Dauer der Leistung. Er schlägt zwei oder drei Zeiten vor.
3. 3Angaben. Er fragt nach Vor- und Nachnamen. Als Telefonnummer gilt die Nummer des Anrufs, es sei denn, die Person nennt eine andere. Eine E-Mail-Adresse nimmt er nur auf, wenn die Person eine angibt.
4. 4Bestätigung. Bevor er bucht, wiederholt er Tag, Uhrzeit und Angaben. Hat die Klinik einen Hinweis zur Ausfallgebühr, liest er ihn vor und bucht erst, wenn die Person zustimmt.
5. 5Buchung. Er sagt den Termin erst zu, wenn Viali die Buchung angenommen hat. Ist die Zeit inzwischen vergeben, bietet er neue Zeiten an. Wird dieselbe Buchung zweimal angefragt, entsteht trotzdem nur ein Termin.

Medizinische Ratschläge gibt der Assistent nicht, und er liest keine IDs vor.

Was in Viali ankommt

Der Termin steht sofort im Viali-Kalender, mit dem Anliegen der anrufenden Person als Notiz. Die Quelle der Buchung ist in Viali sichtbar, so sieht das Team, welche Termine am Telefon entstanden sind.

Bestehende Patientinnen und Patienten erkennt Viali an Name und Telefonnummer. Gibt es keine passende Person, legt Viali eine neue an.

Was bei der Praxis bleibt

• Die Regeln. Sprechzeiten, Schliesstage und die Dauer der Leistungen pflegen Sie wie bisher in Viali. Der Telefonassistent bucht nach denselben Regeln wie die Online-Buchung und kann keine Zeit vergeben, die Viali nicht frei gibt.
• Die Patientendaten. Viali gibt dem Telefonassistenten nur freie Zeiten und die Leistungsliste. Keine Daten aus dem Patientendossier gehen an die KI. Was die anrufende Person sagt, geht an Viali, um den Termin anzulegen.
• Der Kalender. Der Termin entsteht in Viali, nicht in einem zweiten System. Es gibt nichts abzugleichen.

Einrichtung

Ihre Klinik verbindet den Telefonassistenten mit ihrem Viali-Buchungslink, wählt die behandelnde Person und auf Wunsch eine Standardleistung. In Viali ist nichts zu installieren. Mehr dazu auf der Seite KI in Viali.

Was es kostet

Die Viali-Seite ist in jedem Viali-Plan enthalten, ohne Aufpreis. Der Telefonassistent selbst ist ein Dienst eines Partners mit eigenem Preis, den Sie direkt mit dem Partner vereinbaren.

Häufige Fragen

Bucht die Telefon-KI wirklich in den Kalender, oder nimmt sie nur Nachrichten auf?

Sie bucht. Der Assistent holt die freien Zeiten live aus Viali, bestätigt Tag, Uhrzeit und Angaben mit der anrufenden Person und legt den Termin in Viali an. Er sagt den Termin erst zu, wenn Viali die Buchung angenommen hat.

Welche Daten aus Viali sieht die KI?

Nur freie Zeiten und die Leistungsliste der Klinik. Keine Daten aus dem Patientendossier gehen an die KI. Was die anrufende Person sagt, geht an Viali, um den Termin anzulegen.

Was passiert, wenn die Zeit inzwischen vergeben ist?

Dann bietet der Assistent neue Zeiten an. Fragt er dieselbe Buchung zweimal an, entsteht trotzdem nur ein Termin.

Wie erkennt Viali bestehende Patientinnen und Patienten?

An Name und Telefonnummer. Gibt es keine passende Person, legt Viali eine neue an. Die Quelle der Buchung ist in Viali sichtbar.

Was muss die Klinik einrichten?

Sie verbindet den Telefonassistenten mit ihrem Viali-Buchungslink, wählt die behandelnde Person und auf Wunsch eine Standardleistung. In Viali ist nichts zu installieren.

Was kostet es?

Die Viali-Seite ist in jedem Viali-Plan enthalten, ohne Aufpreis. Der Telefonassistent selbst ist ein Dienst eines Partners mit eigenem Preis, den Sie direkt mit dem Partner vereinbaren.