Presentamos Viali FLEX: personal externo sin papeleo duplicado

El personal clínico temporal funciona a base de papel y buena voluntad. Una enfermera externa termina un turno, apunta a mano las horas en un parte de trabajo y rellena una ficha de datos personales (el *Stammblatt*), a menudo con los mismos datos, dos veces, para cada clínica en la que trabaja. La agencia que la ha colocado vuelve a teclear después esas horas para facturar a la clínica, y las concilia a mano con una hoja refrendada que puede llegar o no.

Lo vimos ocurrir sobre el terreno: una profesional en su primer día reescribiendo en papel un parte de trabajo duplicado porque nadie tenía un sistema compartido. Ese único momento es la razón por la que creamos Viali FLEX.

Viali FLEX conecta a las tres partes que antes se mantenían unidas mediante correos electrónicos y hojas de cálculo —las clínicas, las agencias de personal y los propios profesionales externos— en torno a una única fuente de verdad.

1. 1Las agencias de personal crean una bolsa de talento seleccionada, publican puestos abiertamente y emparejan a los profesionales con las solicitudes de las clínicas, todo en el portal FLEX.
2. 2Las clínicas ven candidatos verificados y documentados, revisan los expedientes antes de decir que sí y refrendan las horas mediante un enlace mágico, sin necesidad de una cuenta de Viali.
3. 3Los profesionales externos mantienen una única ficha y un único portal para todas las clínicas: sin introducir datos dos veces, sin accesos separados.

Una bolsa de talento que la agencia controla de verdad

En el centro de Viali FLEX está la bolsa: el listado seleccionado de profesionales de la agencia. Desde la pestaña Bolsa del portal de la agencia, un coordinador puede añadir a un profesional por correo electrónico y etiquetar exactamente para qué funciones está cualificado: enfermería de URPA, enfermería de UCI, enfermería de anestesia, técnico de quirófano y más, divididas en grupos claros: *Clínico* y *Soporte*.

Las cualificaciones las acredita la agencia, no se autodeclaran. Esa diferencia importa: cuando una clínica ve «enfermería de anestesia» junto a un nombre, detrás está la responsabilidad de la agencia.

Deje que los profesionales vengan a usted: el portal de empleo público

Reclutar para la bolsa solía significar correos entrantes e introducción manual de datos. Ahora cada agencia tiene un portal de empleo público y con su marca en su propio enlace. La agencia redacta los puestos abiertos en la pestaña Puestos, e incluso puede generar un borrador de la descripción con IA, ya sea a partir de una breve indicación o importando una oferta existente desde una URL.

Los profesionales que visitan el portal pueden consultar los puestos abiertos, abrir la descripción completa y presentar su candidatura, o enviar una candidatura espontánea si nada encaja. El formulario recoge sus datos, les permite marcar las cualificaciones que poseen y subir documentos (CV, título, certificado, permiso de residencia). Un honeypot integrado y un límite de solicitudes mantienen alejado el spam.

Los nuevos candidatos llegan a la bolsa como Pendientes. El coordinador los revisa —nota, cualificaciones y documentos subidos, todo a la vista— y los aprueba con un clic. Los profesionales aprobados pasan a estar disponibles para el emparejamiento de inmediato.

Un profesional, un portal, todas las clínicas

Cuando se añade o aprueba a un profesional, la agencia puede invitarlo a su propio portal del profesional. Esta es la pieza que acaba con el papeleo duplicado.

El portal del profesional es una única página con enlace mágico en la que el profesional mantiene sus datos una sola vez, sube sus documentos una sola vez y ve todos sus partes de trabajo de todas las clínicas en las que ha trabajado, en lugar de un acceso distinto para cada clínica.

Los documentos se guardan en la ficha maestra del profesional, de modo que se comparten con las agencias que lo tienen en su bolsa: suba un permiso de residencia una vez y estará disponible en el momento de la asignación. Sin reenvíos, sin volver a escanear.

Un emparejamiento que respeta el criterio del coordinador

Cuando una clínica publica una necesidad de personal (una *vacante*), esta se difunde a las agencias asociadas. En la pestaña Solicitudes del portal de la agencia, el coordinador pulsa Proponer profesional y ve su bolsa con las coincidencias primero: los profesionales cuyas cualificaciones etiquetadas encajan con la función solicitada aparecen arriba, y el resto queda a un clic bajo «Mostrar toda la bolsa».

No hay ninguna IA de caja negra que decida quién va a dónde. El sistema afina la lista corta; la decisión la toma el coordinador.

La clínica ve el expediente antes de decir que sí

En el lado de la clínica, un profesional propuesto no es solo un nombre. Cuando la clínica abre las respuestas a la vacante, una respuesta vinculada a un profesional de la bolsa incluye un Expediente de solo lectura: los documentos que ha subido el profesional, consultables en el momento de la decisión. La clínica acepta y el profesional pasa directamente al personal previsto para ese día.

Horas que cierran el círculo

Una vez realizado el turno, las horas se refrendan —por la clínica o a través del sencillo portal de la clínica—, con lo que una entrada del parte de trabajo pasa de *Pendiente* a *Refrendada*, con un PDF descargable. Como cada entrada está vinculada a un encargo entre partes conocidas, la agencia ve exactamente las horas que tiene permitido ver, sumadas y listas para facturar. La conciliación que antes se comía una tarde entera del coordinador se convierte en una columna que ya cuadra.

Por qué es importante

• Los profesionales mantienen una ficha y un portal, en lugar de reescribir los mismos datos en cada clínica.
• Las agencias obtienen una bolsa controlada y etiquetada por cualificaciones, una puerta de entrada para el reclutamiento, un emparejamiento rápido y horas que se concilian solas.
• Las clínicas ven candidatos verificados y documentados y aceptan con confianza, sin tener que gestionar un sistema aparte.

Preguntas frecuentes sobre Viali FLEX

¿Qué es una bolsa de talento en FLEX? Un listado seleccionado de los profesionales de una agencia, etiquetado con cualificaciones acreditadas por la agencia (p. ej., enfermería de anestesia, enfermería de UCI, técnico de quirófano). Las cualificaciones las confirma la agencia, no se autodeclaran.

¿Cómo funciona el emparejamiento? Cuando una clínica publica una necesidad de personal, el coordinador ve su bolsa con los profesionales que encajan en primer lugar. El sistema afina la lista corta; la decisión la toma el coordinador.

¿Necesitan las clínicas una cuenta de Viali? No. Las clínicas pueden recibir solicitudes, revisar expedientes y refrendar horas mediante un enlace mágico, todo ello sin una cuenta de Viali.

¿Qué es un parte de horas digital? Un informe de turno que crea el profesional y que la clínica refrenda. Las horas refrendadas se suman automáticamente y se exportan en PDF: la base para una facturación limpia y sin sorpresas.

Viali FLEX ya está disponible y se está implantando con nuestras primeras agencias asociadas. Obtenga más información en la página de presentación de Viali FLEX. Si dirige una clínica o una agencia de personal y la historia del papeleo duplicado le resulta familiar, póngase en contacto con nosotros: nos encantará incorporarle a la bolsa.