Un equipo de anestesia, muchas consultas: un único plan

Un servicio de anestesia con treinta, cincuenta u ochenta consultas asociadas no tiene un problema de planificación en el sentido habitual. Tiene un problema de distribución.

La lista del martes llega de forma distinta desde cada consulta: un mensaje de WhatsApp, un PDF adjunto, una llamada el lunes por la noche. Se copia en una hoja de cálculo. La cobertura sale de esa hoja de cálculo, normalmente de la cabeza de una sola persona: la que sabe quién vive dónde y quién tiene coche. A final de mes hay que perseguir los partes de horas, sumarlos y teclearlos en una factura. Cada uno de esos pasos funciona. Juntos forman un proceso que no escala y que se detiene el día en que la persona que lo tiene todo en la cabeza se pone enferma.

La propuesta habitual es dar una licencia a cada consulta. Con ochenta consultas, eso fracasa antes de empezar. Una consulta que opera dos veces al mes no va a instalar un software clínico, no va a formar a nadie y no va a mantener datos maestros.

Viali invierte la dirección. La consulta recibe un enlace y nada más. Todo lo demás —planificación, documentación, horas, facturación— ocurre en el tenant propio del servicio de anestesia.

Paso 1 · Activar el modo agencia

Un tenant de Viali puede operar una agencia propia. Con el estado de agencia activado, Socios → Centros muestra las consultas para las que trabaja el equipo.

Para el software, un centro no es deliberadamente una clínica: no tiene cuenta, ni usuarios, ni licencia. Es una contraparte con una dirección, una o varias salas y una tarifa.

La tarifa estándar contiene las tarifas que hereda cada centro nuevo. Una consulta que negoció otras condiciones sobrescribe funciones concretas; el resto se queda en la tarifa estándar y la sigue cuando cambia. La lista muestra de un vistazo qué consulta está en la tarifa estándar y cuál tiene un acuerdo propio.

Hay una regla deliberadamente estricta: un centro sin tarifa no puede recibir ninguna asignación. La tarifa es la base de la factura posterior; sin ella se realizaría un trabajo que no se puede valorar. Viali lo bloquea al crear el centro, no a final de mes.

El código postal no es decorativo: es lo que después ordena al personal por tiempo de desplazamiento. Al crear el centro, se envía una invitación a la dirección de contacto con el enlace propio de la consulta al portal.

Paso 2 · La consulta envía su propia jornada quirúrgica

La consulta abre el enlace y ya está en el portal de socios. Sin contraseña, sin instalación, sin formación. En Casos, *enviar la jornada* recoge el día completo en un solo paso.

Para cada caso: datos del paciente, contacto (correo electrónico o móvil, obligatorio), intervención, hora de inicio y duración. El dato de contacto no es burocracia; es la condición para que la atención preoperatoria llegue siquiera al paciente: el cuestionario y la premedicación dependen de él.

Aquí hay dos decisiones de diseño que importan más de lo que parece:

• No hay paso de aprobación. La jornada enviada llega directamente al plan de quirófano del servicio. Aprobar ochenta consultas una a una solo desplaza el cuello de botella.
• Los problemas de plausibilidad avisan, no bloquean. Casos solapados en una misma sala, una fecha pasada, una duración poco verosímil: Viali los señala y envía igualmente. Una consulta a la que un formulario rechaza vuelve al teléfono, y entonces todo el circuito se habrá construido para nada.

Paso 3 · La jornada aparece en el plan de asignaciones

Los casos aparecen en el plan de quirófano propio del servicio, en la columna de esa consulta. Un selector de plan alterna entre tres vistas: *Plan de quirófano* muestra los quirófanos propios del servicio, *Todos* muestra juntos los quirófanos propios y las consultas externas, y el plan de asignaciones muestra solo las consultas que realmente operan en la fecha seleccionada.

Esa es la diferencia decisiva frente a un calendario por cliente. Un martes cualquiera operan quizá cuatro de ochenta consultas. Esas cuatro aparecen una al lado de la otra, con el número de casos, la ubicación y la cobertura, y quien ya esté asignado ese día se ve de inmediato.

Paso 4 · La cobertura, con el tiempo de desplazamiento como trabajo previo

Una distancia no significa nada hasta que se dice distancia a qué. Por eso la lista de candidatos no vive en la bolsa de personal; vive dentro de la columna de la consulta, que es donde se plantea la pregunta.

Un solo interruptor, mostrar distancias, activa la lista en *todas* las columnas sin cubrir a la vez. Cada columna calcula su propio orden, de modo que todo el día es comparable sin una sola interacción.

El orden se basa en el tiempo de conducción, no en la distancia en línea recta, y en Suiza no son lo mismo. Dos consultas a quince kilómetros en el mapa están a veinte o a cincuenta y cinco minutos según a qué lado de un lago o de un puerto de montaña se encuentren. La pregunta que realmente importa a las 06:30 no es «a qué distancia», sino «¿estará esta persona allí a las 07:00?». Por eso los minutos van primero y los kilómetros, al lado.

Los detalles son lo que lo hace utilizable:

• El tiempo de desplazamiento está en la fila, no en una información emergente. Una información emergente es invisible en un iPad y hace imposible comparar dos consultas.
• «Sin vehículo propio» aparece junto al tiempo. Para una consulta rural a las 07:00, eso suele pesar más que un desplazamiento corto: el tiempo calculado supone que se viaja en coche.
• Si falta el código postal se muestra «—», y la persona sigue en la lista, ordenada al final. Ocultar a una persona cualificada a quien planifica porque un campo de datos maestros está vacío sería el error más grave. El «—» es clicable y permite completar el código postal en la ficha del personal sin salir del plan de quirófano.
• Las listas se actualizan al asignar. Quien queda asignado desaparece de los candidatos de todas las demás columnas.

El orden es una propuesta, no una decisión. Quien conoce la consulta sabe que la segunda persona más cercana es la adecuada: el sistema hace el trabajo previo y el criterio sigue siendo de quien planifica.

Paso 5 · Una asignación se convierte en un servicio

Asignar una persona a la columna de una consulta crea un servicio: persona, consulta, fecha, función y la tarifa registrada. La consulta no tiene que aceptarlo: la tarifa acordada es la autorización.

Los horarios previstos salen de la lista de casos del día. La facturación, en cambio, no:

La persona asignada confirma sus servicios en el portal del profesional y corrige los horarios según la presencia real. Después, la consulta los refrenda.

Si una consulta refrenda cada día por separado o todo junto a final de mes se configura para cada centro. En la realidad se dan ambos casos: la consulta con una coordinadora que lo firma todo el viernes y la consulta en la que solo firma el titular, y lo hace una vez al mes. Para la facturación no cambia nada: refrendado es refrendado.

Paso 6 · El mes, por consulta y por función

A principios de mes hay una sola página: por centro y por función, las horas refrendadas valoradas con la tarifa registrada.

El desglose llega hasta la línea: fecha, persona, horarios, refrendado o no. Exportación en CSV y PDF, y un *marcar como facturado* por consulta y mes.

Dos cosas que deliberadamente no resolvimos de otra manera:

• Aquí Viali no genera la factura. Un servicio de anestesia tiene un sistema contable en el que se crean las facturas, con series de numeración, reclamaciones de pago y contabilidad analítica. Esta página le proporciona la base; no lo sustituye.
• Si falta un dato, el importe queda vacío en lugar de estimarse. Si una función con horas trabajadas no tiene tarifa, o si dos tarifas de la misma consulta están registradas en monedas distintas, Viali no muestra ningún total para ese centro y explica por qué. Una cifra demasiado baja pero de apariencia plausible es peor que un hueco que pide ser corregido.

Lo que no cambia: la documentación clínica

La parte que más a menudo se pasa por alto es la más importante: la anestesia permanece íntegramente en el tenant propio del servicio, sin cambios, en cada centro.

• El cuestionario en línea se envía al paciente en cuanto se envía el caso. Por eso el dato de contacto es obligatorio en el portal.
• La valoración preanestésica y la premedicación funcionan exactamente igual que en un caso propio: clasificación ASA, escalas de riesgo, comorbilidades, medicación, autorización.
• El registro anestésico se lleva en el centro: constantes vitales y datos de ventilación del monitor, administración de fármacos, inicio y fin de la anestesia, técnicas regionales y órdenes postoperatorias.
• La facturación TARDOC se genera a partir de ese mismo conjunto de datos, sin que nadie tenga que teclear nada por segunda vez.

Esa es la verdadera palanca. Un único estándar de documentación en todos los centros, sea quien sea el propietario del quirófano. La consulta aporta la sala y la intervención; la anestesia —registro, garantía de calidad, facturación— queda completa en el servicio. Esa parte se trata en profundidad en TARDOC sin departamento de facturación y en la página del PDMS.

Lo que una consulta necesita y lo que no

Y el servicio conserva lo que le corresponde: un plan para todos los centros, una documentación clínica, una base para las horas y una liquidación que nadie tiene que reconstruir a partir de papeles.

Preguntas frecuentes

¿Necesita cada consulta su propia licencia de Viali?

No. Una consulta se da de alta como centro de trabajo y recibe por correo electrónico un enlace personal al portal. No tiene cuenta, ni contraseña, ni instalación: envía sus casos y refrenda las horas.

¿Cómo llega al plan la lista quirúrgica de una consulta?

La consulta la envía en el portal de socios, en *enviar la jornada*: una fecha y cualquier número de casos. Los casos aparecen de inmediato en el plan de quirófano del servicio, en la columna de esa consulta. No hay, deliberadamente, ningún paso de aprobación.

¿Cómo se asigna el personal a las consultas?

Con el interruptor *mostrar distancias*, cada columna de consulta sin cubrir ordena a las personas disponibles por tiempo de desplazamiento hasta esa consulta, de menor a mayor, con los kilómetros al lado y un aviso para quien no dispone de vehículo propio. El orden lo decide el tiempo de conducción y no la distancia en línea recta, porque en Suiza los lagos y los puertos de montaña separan mucho ambas cifras. El orden es una propuesta; la asignación la sigue haciendo quien planifica.

¿Se factura por tiempo de incisión o por presencia?

Por presencia en el centro: desde la llegada hasta la salida, incluidos la preparación y los tiempos de espera. Los horarios se rellenan a partir del plan, la persona asignada los corrige según la presencia real y la consulta los refrenda.

¿Puede una consulta refrendar mensualmente en lugar de a diario?

Sí. Si una consulta confirma cada jornada por separado o todas juntas a final de mes se configura para cada centro. Para la facturación no supone ninguna diferencia.

¿Emite Viali la factura a la consulta?

No. Viali proporciona la base: horas refrendadas por consulta y función, valoradas con la tarifa registrada, en CSV y PDF. La factura se crea en el sistema contable del servicio; el mes puede marcarse como facturado en Viali.

¿El cuestionario, la premedicación y el registro anestésico se quedan en el servicio?

Sí, por completo y sin cambios. El cuestionario en línea, la valoración preanestésica, el registro intraoperatorio con los datos del monitor y las órdenes postoperatorias se gestionan en el tenant propio del servicio, sea cual sea la consulta en la que tiene lugar el caso. La facturación TARDOC se genera a partir del mismo conjunto de datos.