Une équipe d'anesthésie, de nombreux cabinets — un seul plan

Un service d'anesthésie qui compte trente, cinquante ou quatre-vingts cabinets partenaires n'a pas un problème de planification au sens habituel. Il a un problème de répartition.

Le programme du mardi arrive différemment de chaque cabinet : un message WhatsApp, un PDF en pièce jointe, un appel le lundi soir. Il est recopié dans un tableur. Les affectations sortent de ce tableur, le plus souvent de la tête d'une seule personne — celle qui sait qui habite où et qui a une voiture. En fin de mois, on court après les feuilles d'heures, on les additionne et on les saisit dans une facture. Chacune de ces étapes fonctionne. Ensemble, elles forment un processus qui ne passe pas à l'échelle, et qui s'arrête le jour où la personne qui a tout en tête tombe malade.

La proposition habituelle est la suivante : donner une licence à chaque cabinet. À quatre-vingts cabinets, cela échoue avant même de commencer. Un cabinet qui opère deux fois par mois n'installera pas de logiciel de clinique, ne formera personne et n'entretiendra pas de données de base.

Viali inverse la direction. Le cabinet reçoit un lien, et rien d'autre. Tout le reste — planification, documentation, heures, facturation — se passe dans l'instance propre du prestataire.

Étape 1 · Activer le mode agence

Une instance Viali peut exploiter sa propre agence. Lorsque le statut d'agence est actif, Partenaires → Sites liste les cabinets pour lesquels l'équipe travaille.

Pour le logiciel, un site n'est délibérément pas une clinique : pas de compte, pas d'utilisateurs, pas de licence. C'est une contrepartie avec une adresse, une ou plusieurs salles et un tarif.

La grille tarifaire standard contient les tarifs dont hérite chaque nouveau site. Un cabinet qui a négocié autre chose remplace certaines fonctions ; les autres restent sur le standard et le suivent lorsqu'il change. La liste montre d'un coup d'œil quel cabinet est au standard et lequel a son propre accord.

Une règle est délibérément stricte : un site sans tarif ne peut recevoir aucune affectation. Le tarif est la base de la facture ultérieure — sans lui, on effectuerait un travail impossible à valoriser. Viali le bloque dès la création plutôt qu'en fin de mois.

Le numéro postal n'est pas décoratif : c'est lui qui permet ensuite de classer le personnel selon le temps de trajet. À la création, une invitation part vers l'adresse de contact avec le lien personnel du cabinet vers le portail.

Étape 2 · Le cabinet transmet lui-même sa journée opératoire

Le cabinet ouvre le lien et se trouve dans le portail partenaire. Pas de mot de passe, pas d'installation, pas de formation. Sous Cas, *transmettre la journée* saisit toute la journée en une seule étape.

Par cas : données du patient, contact (e-mail ou mobile, obligatoire), intervention, heure de début et durée. Le contact n'est pas de la bureaucratie ; c'est la condition pour que la prise en charge préopératoire atteigne le patient — le questionnaire et la prémédication en dépendent.

Deux choix de conception comptent ici davantage qu'il n'y paraît :

• Il n'y a pas d'étape de validation. La journée transmise arrive directement dans le plan du bloc opératoire du prestataire. Valider quatre-vingts cabinets un par un ne fait que déplacer le goulet d'étranglement.
• Les problèmes de plausibilité avertissent, ils ne bloquent pas. Des cas qui se chevauchent dans une salle, une date passée, une durée invraisemblable : Viali les signale et transmet quand même. Un cabinet refoulé par un formulaire reprend le téléphone — et tout le dispositif aura été construit pour rien.

Étape 3 · La journée apparaît dans le plan d'intervention

Les cas s'affichent dans le plan du bloc opératoire du prestataire, dans la colonne de ce cabinet. Un sélecteur de plan permet de passer d'une vue à l'autre : *Plan du bloc* montre les salles d'opération propres du prestataire, *Tout* montre ensemble les salles propres et les cabinets externes, et le plan d'intervention ne montre que les cabinets qui opèrent réellement à la date choisie.

C'est la différence décisive avec un calendrier par client. Un mardi ordinaire, peut-être quatre cabinets sur quatre-vingts opèrent. Ces quatre-là sont côte à côte, avec le nombre de cas, le lieu et l'affectation — et quiconque est déjà engagé ce jour-là est immédiatement visible.

Étape 4 · L'affectation, avec le temps de trajet comme travail préparatoire

Une distance ne veut rien dire tant qu'on ne dit pas distance jusqu'à quoi. C'est pourquoi la liste des candidats ne se trouve pas dans le pool de personnel ; elle se trouve dans la colonne du cabinet — là où la question se pose.

Un seul interrupteur, afficher les distances, active la liste dans *toutes* les colonnes non pourvues à la fois. Chaque colonne calcule son propre classement, de sorte que toute la journée est comparable sans la moindre interaction.

Le classement se fait selon le temps de conduite, pas selon la distance à vol d'oiseau — et en Suisse, ce n'est pas la même chose. Deux cabinets distants de quinze kilomètres sur la carte sont à vingt ou à cinquante-cinq minutes l'un de l'autre selon le côté du lac ou du col où ils se trouvent. La question qui compte vraiment à 06:30 n'est pas « à quelle distance », mais « cette personne sera-t-elle là à 07:00 ». Les minutes passent donc en premier, les kilomètres à côté.

Ce sont les détails qui rendent l'outil utilisable :

• Le temps de trajet figure dans la ligne, pas dans une info-bulle. Une info-bulle est invisible sur un iPad et rend impossible la comparaison de deux cabinets.
• « Pas de véhicule propre » figure à côté du temps. Pour un cabinet de campagne à 07:00, cela pèse souvent plus lourd qu'un trajet court — le temps calculé suppose un déplacement en voiture.
• Un numéro postal manquant affiche « — », et la personne reste dans la liste, classée en dernier. Cacher au planificateur une personne qualifiée parce qu'un champ de données de base est vide serait l'erreur la plus grave. Le « — » est cliquable et inscrit le numéro postal dans la fiche du collaborateur sans quitter le plan du bloc.
• Les listes se mettent à jour à l'affectation. Qui est affecté disparaît des candidats de toutes les autres colonnes.

Le classement est une proposition, pas une décision. Quelqu'un qui connaît le cabinet sait que la deuxième personne la plus proche est la bonne — le système fait le travail préparatoire, le jugement reste au planificateur.

Étape 5 · Une affectation devient une intervention

Affecter une personne à une colonne de cabinet crée une intervention : personne, cabinet, date, fonction et tarif enregistré. Le cabinet n'a pas à l'accepter — le tarif convenu vaut autorisation.

Les heures prévues proviennent de la liste des cas de la journée. La facturation, elle, non :

La personne engagée confirme ses affectations dans le portail collaborateur et corrige les heures selon la présence effective. Ensuite, le cabinet contresigne.

Le fait qu'un cabinet contresigne chaque journée individuellement ou en bloc à la fin du mois se règle par site. Les deux existent dans la réalité : le cabinet avec une coordinatrice qui valide tout le vendredi, et le cabinet où seul le titulaire signe, une fois par mois. Pour la facturation, cela ne change rien — contresigné, c'est contresigné.

Étape 6 · Le mois, par cabinet et par fonction

Au début du mois, il y a une seule page : par site, par fonction, les heures contresignées valorisées au tarif enregistré.

Le détail descend jusqu'à la ligne : date, personne, horaires, contresigné ou non. Export CSV et PDF, et un *marquer comme facturé* par cabinet et par mois.

Deux points que nous n'avons délibérément pas résolus autrement :

• Viali ne génère pas la facture ici. Un service d'anesthésie dispose d'un système comptable où les factures sont créées, avec plages de numéros, rappels et comptabilité analytique. Cette page en fournit la base — elle ne le remplace pas.
• Une donnée manquante vide le montant au lieu de l'estimer. Si une fonction avec des heures effectuées n'a pas de tarif, ou si deux tarifs d'un même cabinet sont enregistrés dans des monnaies différentes, Viali n'affiche aucun total pour ce site et en indique la raison. Un chiffre trop bas mais plausible est pire qu'un champ vide qui demande à être corrigé.

Ce qui ne change pas : le dossier clinique

La partie la plus souvent négligée est la plus importante : l'anesthésie reste entièrement dans l'instance propre du prestataire — sans changement, sur chaque site.

• Le questionnaire en ligne part vers le patient dès que le cas est transmis. C'est pourquoi le contact est obligatoire dans le portail.
• La consultation pré-anesthésique et la prémédication se déroulent exactement comme pour un cas interne : classification ASA, scores de risque, comorbidités, médication, aptitude.
• Le protocole d'anesthésie est tenu sur place — signes vitaux et données de ventilation issus du moniteur, administrations de médicaments, début et fin de l'anesthésie, techniques d'anesthésie locorégionale et prescriptions postopératoires.
• La facturation TARDOC est produite à partir de ce même jeu de données, sans que personne ne doive saisir quoi que ce soit une seconde fois.

C'est là le véritable levier. Un seul standard de documentation sur tous les sites, quel que soit le propriétaire du bloc opératoire. Le cabinet fournit la salle et l'intervention ; l'anesthésie — protocole, assurance qualité, facturation — reste entière chez le prestataire. Ce volet est traité en détail dans TARDOC sans service de facturation et sur la page PDMS.

Ce dont un cabinet a besoin — et ce dont il n'a pas besoin

Et le prestataire garde ce qui lui revient : un seul plan pour tous les sites, un seul dossier clinique, une seule base pour les heures et un décompte que personne ne doit reconstituer à partir de papiers.

Questions fréquentes

Chaque cabinet a-t-il besoin de sa propre licence Viali ?

Non. Un cabinet est créé comme site d'intervention et reçoit par e-mail un lien personnel vers le portail. Il n'a ni compte, ni mot de passe, ni installation — il transmet ses cas et contresigne les heures.

Comment le programme opératoire d'un cabinet arrive-t-il dans la planification ?

Le cabinet le transmet dans le portail partenaire sous *transmettre la journée* : une date, un nombre quelconque de cas. Les cas apparaissent immédiatement dans le plan du bloc opératoire du prestataire, dans la colonne de ce cabinet. Il n'y a délibérément aucune étape de validation.

Comment le personnel est-il affecté aux cabinets ?

Avec l'interrupteur *afficher les distances*, chaque colonne de cabinet non pourvue classe les personnes disponibles selon le temps de trajet jusqu'à ce cabinet, le plus court en premier, avec les kilomètres à côté et une mention pour qui ne dispose pas de son propre véhicule. C'est le temps de conduite et non la distance à vol d'oiseau qui détermine l'ordre, car en Suisse les lacs et les cols éloignent fortement ces deux valeurs. Le classement est une proposition ; l'affectation reste du ressort de la planification.

Facture-t-on selon le temps d'incision ou la présence ?

Selon la présence sur place — de l'arrivée au départ, préparation et attente comprises. Les horaires sont préremplis à partir du plan, corrigés par la personne engagée selon la présence effective et contresignés par le cabinet.

Un cabinet peut-il contresigner chaque mois plutôt que chaque jour ?

Oui. Le fait qu'un cabinet confirme chaque journée individuellement ou en bloc à la fin du mois se règle par site. Pour la facturation, cela ne change rien.

Viali établit-il la facture au cabinet ?

Non. Viali fournit la base — les heures contresignées par cabinet et par fonction, valorisées au tarif enregistré, en CSV et en PDF. La facture est établie dans le système comptable du prestataire ; le mois peut être marqué comme facturé dans Viali.

Le questionnaire, la prémédication et le protocole d'anesthésie restent-ils chez le prestataire ?

Oui, intégralement et sans changement. Questionnaire en ligne, consultation pré-anesthésique, protocole peropératoire avec les données du moniteur et prescriptions postopératoires se trouvent tous dans l'instance propre du prestataire, quel que soit le cabinet où le cas a lieu. La facturation TARDOC est produite à partir du même jeu de données.