Llamadas perdidas, citas perdidas: una IA telefónica que reserva directamente en la agenda de la consulta

Cuando suena el teléfono y nadie está libre

En una consulta, el teléfono suele sonar justo cuando todo el mundo está ocupado: hay una paciente en recepción, una visita en curso en la sala de tratamiento, la recepción no está atendida a mediodía. La llamada va al contestador o se queda sin respuesta.

No todo el mundo vuelve a llamar. Quien quería una cita quizá lo intente en otra consulta o lo deje para más adelante. Y quien espera que le devuelvan la llamada acaba en el mismo cuello de botella: devolver llamadas lleva tiempo y no a todo el mundo se le localiza al primer intento. Pocas consultas saben con exactitud cuántas citas se pierden así, precisamente porque las llamadas perdidas rara vez se cuentan.

Tomar un mensaje no basta

Una IA telefónica puede atender la llamada cuando el equipo no puede. Lo decisivo es lo que pasa después. Si solo toma un mensaje, alguien tiene que devolver la llamada, buscar un horario y anotar la cita a mano. El trabajo solo se ha aplazado.

Una IA telefónica resulta útil cuando puede reservar la cita de verdad: con los horarios libres reales de la consulta, según sus reglas, y de forma que la cita aparezca al instante en la agenda. Por eso hemos conectado Viali con un asistente telefónico de IA. El asistente telefónico es el servicio de un socio; Viali aporta la conexión con la agenda.

La conexión con Viali está construida y probada. El asistente telefónico aún no está disponible; el lanzamiento llegará en breve.

Cómo transcurre una llamada

1. 1Motivo. El asistente habla en lenguaje natural, en alemán y en otros idiomas. Pregunta el motivo de la visita y elige el servicio adecuado de la lista de servicios de Viali de la clínica.
2. 2Horarios libres. Los horarios llegan en directo de Viali, con las mismas reglas que la reserva online: el horario del profesional, los días de cierre y la duración del servicio. Propone dos o tres horarios.
3. 3Datos. Pide nombre y apellidos. El número de teléfono es el de la llamada, salvo que la persona indique otro. Solo anota un correo electrónico si la persona lo ofrece.
4. 4Confirmación. Antes de reservar, repite el día, la hora y los datos. Si la clínica tiene un aviso sobre la tasa por inasistencia, lo lee y reserva solo cuando la persona lo acepta.
5. 5Reserva. Solo confirma la cita cuando Viali ha aceptado la reserva. Si entretanto el horario se ha ocupado, propone otros. Si se solicita dos veces la misma reserva, sigue habiendo una sola cita.

El asistente no da consejos médicos y no lee identificadores en voz alta.

Qué llega a Viali

La cita aparece al instante en la agenda de Viali, con el motivo de la llamada como nota. El origen de la reserva es visible en Viali, así el equipo ve qué citas se han creado por teléfono.

Viali reconoce a los pacientes existentes por su nombre y su número de teléfono. Si no hay ninguna persona que coincida, crea un paciente nuevo.

Lo que se queda en la consulta

• Las reglas. Usted mantiene en Viali, como hasta ahora, el horario, los días de cierre y la duración de los servicios. El asistente telefónico reserva con las mismas reglas que la reserva online y no puede dar un horario que Viali no ofrezca como libre.
• Los datos de pacientes. Viali solo da al asistente telefónico los horarios libres y la lista de servicios. Ningún dato de la historia clínica llega a la IA. Lo que dice la persona que llama se transmite a Viali para crear la reserva.
• La agenda. La cita se crea en Viali, no en un segundo sistema. No hay nada que conciliar.

Configuración

Su clínica conecta el asistente telefónico con su enlace de reserva de Viali, elige al profesional y, si lo desea, un servicio predeterminado. Nada que instalar en Viali. Más información en la página IA en Viali.

Cuánto cuesta

La parte de Viali está incluida en todos los planes de Viali, sin coste adicional. El asistente telefónico es un servicio de un socio con su propio precio, que usted acuerda directamente con el socio.

Preguntas frecuentes

¿La IA telefónica reserva de verdad en la agenda o solo toma mensajes?

Reserva. El asistente toma los horarios libres en directo de Viali, confirma el día, la hora y los datos con la persona que llama y crea la cita en Viali. Solo confirma la cita cuando Viali ha aceptado la reserva.

¿Qué datos de Viali ve la IA?

Solo los horarios libres y la lista de servicios de la clínica. Ningún dato de la historia clínica llega a la IA. Lo que dice la persona que llama se transmite a Viali para crear la reserva.

¿Qué pasa si el horario se ha ocupado entretanto?

El asistente propone otros horarios. Si envía dos veces la misma reserva, sigue habiendo una sola cita.

¿Cómo reconoce Viali a los pacientes existentes?

Por el nombre y el número de teléfono. Si no hay ninguna persona que coincida, Viali crea un paciente nuevo. El origen de la reserva es visible en Viali.

¿Qué tiene que configurar la clínica?

Conecta el asistente telefónico con su enlace de reserva de Viali, elige al profesional y, si lo desea, un servicio predeterminado. Nada que instalar en Viali.

¿Cuánto cuesta?

La parte de Viali está incluida en todos los planes de Viali, sin coste adicional. El asistente telefónico es un servicio de un socio con su propio precio, que usted acuerda directamente con el socio.