Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Viali UG (haftungsbeschränkt)
Bruder-Klaus-Str. 18, 78467 Konstanz, Deutschland
vertreten durch den Geschäftsführer Maurizio Betti
Handelsregister: Amtsgericht Freiburg, HRB 730507
USt-IdNr.: DE366970833
E-Mail: info@viali.app · Tel.: +49 (0)151 44995875 / +41 (0)77 421 2356

Für Patientendaten ist die jeweilige Klinik der Verantwortliche; Viali UG verarbeitet diese Daten nur als Auftragsverarbeiter im Auftrag der Klinik nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

2. Erhobene Daten

• Konto- & Mitarbeiterdaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Krankenhauszugehörigkeit sowie HR-/Personaldaten (Verträge, Arbeitszeiten, Abwesenheiten)
• Patientendaten: Kontaktdaten, Termine, klinische und Behandlungsdokumentation, Fragebögen, Anästhesieprotokolle, Vitalzeichen, Medikation sowie Abrechnungsdaten
• Bewerberdaten (Karriere): Name, Kontaktdaten, Lebenslauf und Bewerbungsunterlagen sowie zugehörige Bewertungsnotizen
• Protokolldaten: Zugriffs- und Aktivitätsprotokolle zur Systemsicherheit
• KI-Protokoll: Für jede Anfrage, die Viali an einen KI-Anbieter sendet, werden der übermittelte Text (nach der De-Identifizierung) und die Antwort gespeichert, mit Zeitpunkt, Klinik, Benutzer und Funktion; von Bildern wird nur ein Platzhalter gespeichert (Dateityp, Größe, Prüfsumme), nie das Bild selbst. Ebenso wird jeder Aufruf über den KI-Connector gespeichert (aufgerufene Funktion, lesend oder schreibend, Ergebnis des Aufrufs, übergebene Angaben und die tatsächlich übermittelte Antwort). Zweck: Nachvollziehbarkeit und Sicherheit. Aufbewahrung: 6 Monate (183 Tage), danach automatische Löschung. Einsicht in die protokollierten Texte haben die Administratorinnen und Administratoren der Klinik für die eigene Klinik. Viali sieht für Betrieb und Sicherheit nur technische Metadaten (z. B. Zeitpunkt, Funktion, Modell, Status, Kosten); die Texte selbst nur im Rahmen eines von der Klinik erteilten Viali-Support-Zugangs. Jedes Öffnen eines protokollierten Textes wird seinerseits protokolliert. Das KI-Protokoll wird weder an einen KI-Anbieter noch über den KI-Connector weitergegeben.

3. Zweck der Datenverarbeitung

• Bereitstellung der Klinikmanagement-Plattform: klinische und Anästhesie-Dokumentation, OP-Planung, Patientenakten und -kommunikation (CRM) sowie Bestandsverwaltung
• Rechnungsstellung und Abrechnung, einschließlich elektronischer medizinischer Rechnungsstellung, soweit zutreffend
• Recruiting sowie Personal-/HR-Verwaltung. Die Unterlagen einer Bewerbung im Stadium „Angebot“ oder „Eingestellt“ sind in den Personaldetails der Person mit derselben E-Mail-Adresse in derselben Klinik nur lesend sichtbar, und zwar nur für Personen mit Zugriff auf Bewerbungen; die Unterlagen werden dabei nicht kopiert.
• Benutzerauthentifizierung und Zugangskontrolle
• Technischer Support: Mitarbeitende von Viali greifen auf Daten einer Klinik nur zu, wenn die Klinik dies zeitlich befristet erlaubt hat, oder im Notfall nur lesend, für höchstens 2 Stunden und mit sofortiger Benachrichtigung der Klinik. Jeder Zugriff des Supports auf eine Patientenakte wird protokolliert und ist für die Klinik einsehbar.
• KI-gestützte Funktionen (z. B. Dokumentenstrukturierung, Eignungsbewertung von Bewerbern, Übernahme von Vitalwerten aus Monitorfotos); zur Übermittlung an KI-Anbieter siehe Abschnitt 6
• Verbesserung der Servicequalität
• Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

4. Datenspeicherung

• Alle Daten werden auf Servern von Exoscale in der Schweiz gespeichert
• Datenbank: Exoscale PostgreSQL (Schweiz)
• Verschlüsselung: Daten werden im Ruhezustand und bei der Übertragung verschlüsselt
• Regelmäßige automatische Backups

5. Betroffenenrechte

• Auskunftsrecht: Sie haben das Recht zu erfahren, welche Daten über Sie gespeichert sind
• Berichtigungsrecht: Sie können die Korrektur unrichtiger Daten verlangen
• Löschungsrecht: Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen (unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten)
• Datenübertragbarkeit: Sie können Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format anfordern
• Widerspruchsrecht: Sie können der Datenverarbeitung widersprechen

6. Datenweitergabe

• Patientendaten werden niemals verkauft und ausschließlich an die nachstehenden Auftragsverarbeiter weitergegeben, die nach Weisung von Viali handeln
• Auftragsverarbeiter: Stripe (Zahlungsabwicklung), Exoscale (Hosting & Datenbank, Schweiz), Resend (E-Mail-Versand), VADIAN.NET AG (ASPSMS), Schweiz (SMS-Kommunikation), Functional Software, Inc. (Sentry), USA (Fehler- und Absturzprotokolle), Google Ireland Limited (Auslieferung von Schriftarten; dabei wird die IP-Adresse übertragen)
• KI-Unterauftragsverarbeiter: Anthropic PBC und OpenAI, L.L.C. (USA) sowie Mistral AI SAS (Frankreich), für KI-gestützte Funktionen. Vor der Übermittlung werden personenbezogene Daten in Texten entfernt: bekannte Angaben (z. B. Namen, Kontaktdaten) und typische Muster (z. B. Datumsangaben, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, AHV-Nummern) werden durch Platzhalter ersetzt, und ein selbst gehosteter De-Identifizierungsdienst erkennt weitere personenbezogene Angaben. Ist dieser Dienst nicht erreichbar, übermitteln einige Funktionen nichts; die übrigen Funktionen übermitteln den Text, nachdem bekannte Angaben und typische Muster entfernt wurden. Funktionen, die keine Patientendaten verarbeiten (z. B. Stellenanzeigen, SOPs, Website- und Marketingtexte, Produktfotos), übermitteln ihre Inhalte ohne diese Schritte.
• Ausnahme Monitorfotos: Fotografiert das Personal einen Patientenmonitor, um Vitalwerte zu übernehmen, wird das Bild an einen KI-Anbieter übermittelt. Die Klinik ist dafür verantwortlich, dass der Monitor beim Fotografieren keine Angaben zeigt, die die Patientin oder den Patienten identifizieren (z. B. Name, Geburtsdatum, Patientennummer). Die automatische Erfassung des Monitorbildschirms über HDMI ist ausgeschaltet. Spracheingaben werden auf dem eigenen Server von Viali in Text umgewandelt; die Aufnahme wird nicht an einen KI-Anbieter übermittelt.
• KI-Connector: Eine Benutzerin oder ein Benutzer der Klinik kann das eigene Konto bei einem KI-Assistenten (z. B. Claude von Anthropic, ChatGPT von OpenAI) mit Viali verbinden. Was über diese Verbindung abgerufen wird, gelangt in dieses Konto; dafür sind die Klinik bzw. die Person verantwortlich, und es gelten die Bedingungen dieses Anbieters. Anthropic und OpenAI sind dabei keine Unterauftragsverarbeiter von Viali. Viali sperrt Patientendaten technisch für den Connector: Seine Funktionen geben keine Patientendaten aus, und jede Antwort wird vor dem Versand automatisch auf Patientendaten geprüft und bei einem Treffer zurückgehalten. Die Verbindung handelt nur im Rahmen der aktuellen Rolle der Person, die sie eingerichtet hat; jeder Aufruf wird im KI-Protokoll festgehalten (Abschnitt 2), und die Klinik kann Verbindungen jederzeit widerrufen.
• Internationale Übermittlungen: Soweit ein Auftragsverarbeiter außerhalb der Schweiz/des EWR ansässig ist (z. B. US-amerikanische KI-Unterauftragsverarbeiter), werden die Übermittlungen durch die EU-Standardvertragsklauseln (SCC) samt Schweizer Zusatz sowie geeignete technische Maßnahmen abgesichert.
• Alle Auftragsverarbeiter erfüllen die DSGVO-Anforderungen

7. DSG/DSGVO-Konformität

• Viali.app entspricht dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und der EU-DSGVO
• Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit allen Unterauftragsverarbeitern
• Privacy by Design und Privacy by Default

8. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz kontaktieren Sie uns unter: info@viali.app