Informativa sulla privacy

1. Titolare del Trattamento

Viali UG (haftungsbeschränkt)
Bruder-Klaus-Str. 18, 78467 Konstanz, Germania
rappresentata dall'amministratore Maurizio Betti
Registro delle imprese: Amtsgericht Freiburg, HRB 730507
Partita IVA: DE366970833
E-mail: info@viali.app · Tel.: +49 (0)151 44995875 / +41 (0)77 421 2356

Per i dati dei pazienti il Titolare del Trattamento è la clinica; Viali UG tratta tali dati solo in qualità di Responsabile del Trattamento per conto della clinica, ai sensi dell'Accordo sul Trattamento dei Dati (ATD).

2. Dati raccolti

• Dati dell'account e del personale: nome, indirizzo e-mail, ruolo, struttura ospedaliera di appartenenza e dati HR/del personale (contratti, orari di lavoro, assenze)
• Dati dei pazienti: dati di contatto, appuntamenti, documentazione clinica e dei trattamenti, questionari, protocolli anestesiologici, parametri vitali, terapia farmacologica e dati di fatturazione
• Dati dei candidati (Carriere): nome, dati di contatto, CV e documenti di candidatura e relative note di valutazione
• Dati di registro: registri di accesso e di attività per la sicurezza del sistema
• Registro IA: per ogni richiesta che Viali invia a un fornitore di IA vengono conservati il testo trasmesso (dopo la de-identificazione) e la risposta, con data e ora, clinica, utente e funzione; delle immagini viene conservato solo un segnaposto (tipo di file, dimensione, checksum), mai l'immagine stessa. Viene conservata anche ogni chiamata effettuata tramite il connettore IA (funzione chiamata, lettura o scrittura, esito della chiamata, dati trasmessi alla funzione e risposta effettivamente trasmessa). Finalità: tracciabilità e sicurezza. Conservazione: 6 mesi (183 giorni), poi cancellazione automatica. Accesso ai testi registrati: gli amministratori della clinica per la propria clinica. Per l'esercizio e la sicurezza Viali vede solo metadati tecnici (ad es. data e ora, funzione, modello, stato, costi); i testi stessi solo nell'ambito di un Viali-Support-Zugang (accesso dell'assistenza) concesso dalla clinica. Ogni apertura di un testo registrato viene a sua volta registrata. Il registro IA non viene mai trasmesso a un fornitore di IA né tramite il connettore IA.

3. Finalità del trattamento dei dati

• Fornitura della piattaforma di gestione della clinica: documentazione clinica e anestesiologica, pianificazione delle sale operatorie, cartelle pazienti e comunicazioni (CRM) e gestione delle scorte
• Fatturazione e contabilità, inclusa la fatturazione medica elettronica ove applicabile
• Reclutamento e gestione del personale/HR. I documenti di una candidatura nella fase «Offerta» o «Assunto» sono visibili in sola lettura nei dettagli del personale della persona con lo stesso indirizzo e-mail nella stessa clinica, e solo per le persone con accesso alle candidature; i documenti non vengono copiati.
• Autenticazione degli utenti e controllo degli accessi
• Assistenza tecnica: il personale di Viali accede ai dati di una clinica solo se la clinica lo ha autorizzato per un periodo limitato oppure, in caso di emergenza, in sola lettura, per al massimo 2 ore e con notifica immediata alla clinica. Ogni accesso dell'assistenza a una cartella paziente viene registrato ed è visibile alla clinica.
• Funzionalità assistite da IA (ad es. strutturazione dei documenti, valutazione dell'idoneità dei candidati, acquisizione dei parametri vitali da foto del monitor); per la trasmissione ai fornitori di IA si veda la sezione 6
• Miglioramento della qualità del servizio
• Adempimento degli obblighi di conservazione previsti dalla legge

4. Archiviazione dei dati

• Tutti i dati sono archiviati sui server Exoscale in Svizzera
• Database: Exoscale PostgreSQL (Svizzera)
• Cifratura: i dati sono cifrati a riposo e in transito
• Backup automatici periodici

5. Diritti degli interessati

• Diritto di accesso: ha il diritto di sapere quali dati sono archiviati su di lei
• Diritto di rettifica: può richiedere la correzione di dati inesatti
• Diritto alla cancellazione: può richiedere la cancellazione dei propri dati (nel rispetto degli obblighi di conservazione previsti dalla legge)
• Portabilità dei dati: può richiedere i propri dati in un formato leggibile da dispositivo automatico
• Diritto di opposizione: può opporsi al trattamento dei dati

6. Condivisione dei dati

• I dati dei pazienti non vengono mai venduti e sono comunicati esclusivamente ai responsabili del trattamento elencati di seguito, che agiscono su istruzione di Viali
• Responsabili del trattamento: Stripe (elaborazione dei pagamenti), Exoscale (hosting & database, Svizzera), Resend (invio e-mail), VADIAN.NET AG (ASPSMS), Svizzera (comunicazioni SMS), Functional Software, Inc. (Sentry), USA (registri di errore e di arresto anomalo), Google Ireland Limited (distribuzione dei caratteri; viene trasmesso l'indirizzo IP)
• Sub-responsabili IA: Anthropic PBC e OpenAI, L.L.C. (USA) e Mistral AI SAS (Francia), per le funzionalità assistite da IA. Prima della trasmissione i dati personali vengono rimossi dai testi: i dati noti (ad es. nomi, dati di contatto) e i formati tipici (ad es. date, numeri di telefono, indirizzi e-mail, numeri AVS) vengono sostituiti da segnaposto, e un servizio di de-identificazione self-hosted riconosce ulteriori dati personali. Se tale servizio non è raggiungibile, alcune funzionalità non trasmettono nulla; le altre trasmettono il testo dopo la rimozione dei dati noti e dei formati tipici. Le funzionalità che non trattano dati dei pazienti (ad es. annunci di lavoro, SOP, testi per il sito web e il marketing, foto di prodotti) trasmettono i propri contenuti senza questi passaggi.
• Eccezione – foto del monitor: se il personale fotografa un monitor paziente per acquisire i parametri vitali, l'immagine viene trasmessa a un fornitore di IA. La clinica è responsabile di garantire che, al momento della foto, il monitor non mostri dati che identificano il paziente (ad es. nome, data di nascita, numero del paziente). L'acquisizione automatica dello schermo del monitor tramite HDMI è disattivata. Gli input vocali vengono convertiti in testo sul server di Viali; la registrazione non viene trasmessa a un fornitore di IA.
• Connettore IA: un utente della clinica può collegare a Viali il proprio account presso un assistente IA (ad es. Claude di Anthropic, ChatGPT di OpenAI). Quanto viene recuperato tramite questo collegamento confluisce in tale account, sotto la responsabilità della clinica o dell'utente e secondo le condizioni di tale fornitore. Anthropic e OpenAI non sono, a tale riguardo, sub-responsabili del trattamento di Viali. Viali blocca tecnicamente i dati dei pazienti per il connettore: le sue funzioni non restituiscono dati dei pazienti e ogni risposta viene verificata automaticamente prima dell'invio e trattenuta se contiene dati dei pazienti. Il collegamento agisce solo nei limiti del ruolo attuale della persona che lo ha configurato; ogni chiamata viene registrata nel registro IA (sezione 2) e la clinica può revocare i collegamenti in qualsiasi momento.
• Trasferimenti internazionali: qualora un responsabile del trattamento abbia sede al di fuori della Svizzera/dello SEE (ad es. i sub-responsabili IA con sede negli USA), i trasferimenti sono garantiti dalle Clausole Contrattuali Tipo (SCC) dell'UE con l'addendum svizzero e da misure tecniche adeguate.
• Tutti i responsabili del trattamento soddisfano i requisiti del GDPR

7. Conformità LPD/GDPR

• Viali.app è conforme alla Legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD) e al GDPR dell'UE
• Accordi sul Trattamento dei Dati (ATD) con tutti i responsabili del trattamento ulteriori
• Privacy by Design e Privacy by Default

8. Contatto

Per domande sulla protezione dei dati, contattarci all'indirizzo: info@viali.app